本書匯集了作者多年在世界 500 強企業(yè)授課時學到的優(yōu)秀工作方式、方法，它不僅僅是一本產品工具書，也是一種基于 Microsoft 365+Power Platform 的、新的工作方式，這種新的工作方式在很多大型企業(yè)已落地并應用。本書的目標就是幫助更多的人更高效、更輕松地進行工作。 本書是基于目前流行的微軟 Microsoft 365（國際版）企業(yè)版環(huán)境編寫作的，其中包含Microsoft 365 中 17 個最實用的軟件，本書有別于其他的工具類書籍，不僅僅是講述每個應用的新功能，更多是站在 Microsoft 365 平臺的角度去集成更多應用程序完成企業(yè)數(shù)字化、自動化業(yè)務應用。把企業(yè)中的人、溝通、文檔、信息、工具等集成到一起，更智能地搭建可定制的通信協(xié)作平臺是本書的特色。 本書適合企業(yè)各職能部門日常辦公人員、企業(yè)中 Microsoft 365 零基礎的 IT 技術人員、即將畢業(yè)踏入職場的大學生，以及對國際化公司崗位感興趣的讀者學習參考.
王鳳輝微軟認證講師上海南洋培訓中心金牌講師微軟(中國)員工技能提升WorkSmart項目特約講師擁有15年Office企業(yè)培訓工作經驗，主要進行微軟Microsoft 365、Power Platform平臺應用員工生產力提升等培訓。2019年創(chuàng)建基于Microsoft 365+Power Platform應用平臺的微信公眾號“一起學習Office 365”，致力于用自己的點點“螢火”幫助更多人提升個人的數(shù)字化能力，讓更多人在日常工作中做到Work Smarter、Faster、Better。韓家旺微軟認證講師上海南洋培訓中心金牌講師微軟(中國) 員工技能提升WorkSmart項目特約講師擁有16年IT技術咨詢和開發(fā)經歷，主要涉及微軟Microsoft 365系列、Power Platform開發(fā)系列，以及Office VBA 系列等。這本書的主要內容是我和王老師基于大量的企業(yè)培訓實踐而總結出的案例和方法技巧，我們希望通過本書這一“星星之火”把微軟現(xiàn)代化的新工作方式傳遞給更多人，幫助更多用戶提升企業(yè)數(shù)字化轉型時個人的工作能力。
目錄
第1章 Microsoft 365整體概覽.....................................................001
1.1 什么是Microsoft 365 ...........................................................................................001
1.2 Microsoft 365與Office 365的區(qū)別 ......................................................................001
1.2.1 普通單機版Office與Office 365版本的區(qū)別 ............................................001
1.2.2 Microsoft 365與Office 365的區(qū)別 ..........................................................003
1.3 在任何設備上使用Microsoft 365 .........................................................................004
1.4 為什么升級到Microsoft 365 .................................................................................005
1.5 如何登錄Microsoft 365 .......................................................................................007
1.5.1 使用臨時借用的電腦時切記退出Microsoft 365賬號 ................................008
1.5.2 個性化Microsoft 365 ................................................................................009
1.5.3 更改Microsoft 365主題外觀 ....................................................................010
1.5.4 更改Microsoft 365語言 ...........................................................................010
1.5.5 更改Microsoft 365密碼 ...........................................................................011
Part I Microsoft 365的Office客戶端篇
第2章 Word協(xié)作共贏.................................................................013
2.1 文檔存儲在云端，任意設備可訪問 .......................................................................013
2.1.1 文檔保存在OneDrive防止丟失 ................................................................013
2.1.2 場景案例：Word協(xié)作編輯，串行工作變并行效率高 ................................015
2.1.3 將本地文檔保存到SharePoint ..................................................................017
2.1.4 場景案例：開啟自動保存防止文檔意外丟失 .............................................018
2.2 Word中自帶的AI小智能工具 ..............................................................................018
2.2.1 語音聽寫輸入文字 ....................................................................................018
2.2.2 大聲朗讀 ..................................................................................................019
2.2.3 段落及文檔翻譯 ........................................................................................020
2.2.4 拼寫檢查語法校正 ....................................................................................021
2.3 Word 粘貼鏈接 .....................................................................................................021
2.4 繪圖＆ 墨跡書寫 ...................................................................................................022
2.5 使用Web 圖片添加更多視覺效果 ........................................................................023
2.6 場景案例：如何在移動設備上撰寫Word 文檔 .....................................................026
第3 章 用Excel 直觀分析數(shù)據(jù)...................................................... 029
3.1 Excel 自帶的AI 小智能工具 .................................................................................029
3.1.1 場景案例：快速填充- 自動拆分數(shù)據(jù) ........................................................029
3.1.2 場景案例：現(xiàn)有數(shù)據(jù)快速分析 ..................................................................030
3.1.3 場景案例：根據(jù)現(xiàn)時間段的銷售額完成預測分析 .....................................033
3.2 Power Query 數(shù)據(jù)清洗轉換 .................................................................................037
3.2.1 數(shù)據(jù)分析的四部曲 ....................................................................................037
3.2.2 數(shù)據(jù)分析對數(shù)據(jù)類型規(guī)范性要求 ..............................................................038
3.2.3 數(shù)據(jù)分析對數(shù)據(jù)結構化要求 ......................................................................039
3.2.4 Power Query 編輯器啟動 .........................................................................040
3.2.5 Power Query 編輯器清洗不規(guī)則的數(shù)據(jù)格式 ............................................044
3.2.6 Power Query 編輯器數(shù)據(jù)拆分列 ..............................................................045
3.2.7 Power Query 編輯器逆透視列 ..................................................................046
3.3 Power Query 編輯器追加查詢和合并查詢 ............................................................049
3.3.1 什么是追加查詢 ........................................................................................049
3.3.2 追加查詢對數(shù)據(jù)的要求 .............................................................................049
3.3.3 追加查詢具體操作步驟 .............................................................................049
3.3.4 什么是合并查詢 ........................................................................................051
3.3.5 合并查詢對數(shù)據(jù)的要求 .............................................................................052
3.3.6 合并查詢的具體步驟 .................................................................................052
3.4 場景案例：將多張工作表數(shù)據(jù)快速合并到一張表 .................................................055
3.4.1 Power Query 編輯器連接Excel 數(shù)據(jù)源 ....................................................056
3.4.2 多維數(shù)據(jù)轉換一維數(shù)據(jù) .............................................................................058
3.4.3 M 語言的簡單應用 ....................................................................................062
3.4.4 合并多張工作表數(shù)據(jù) .................................................................................063
3.4.5 應用數(shù)據(jù)透視表完成業(yè)務分析 ..................................................................064
3.5 場景案例：將多文件多張表數(shù)據(jù)合并到一張表 .....................................................066
3.6 增強性數(shù)據(jù)透視表Power Pivot ............................................................................071
3.6.1 數(shù)據(jù)區(qū)域與結構表的差異 ........................................................................071
3.6.2 在Power Pivot中將多個表添加到數(shù)據(jù)模型 .............................................072
3.6.3 場景案例：不用VLOOKUP函數(shù)做表連接，跨表透視分析 ......................076
3.6.4 數(shù)據(jù)透視表向下鉆取 .................................................................................077
3.6.5 切片器及時間線日期分組 .........................................................................079
3.6.6 在Power Pivot中創(chuàng)建DAX度量值 ..........................................................082
3.6.7 場景案例：描述性分析，客戶購買的產品次數(shù)及產品個數(shù)分析 ................085
3.6.8 場景案例：挖掘性分析，拜訪客戶的最佳時間分析 ..................................086
3.6.9 場景案例：創(chuàng)建日期表，分析每年月的YOY%和MOM% .......................088
3.7 Excel新圖表可視化分析 ......................................................................................096
3.7.1 樹狀圖：層級結構分析 .............................................................................097
3.7.2 旭日圖：環(huán)形層級結構分析 ......................................................................098
3.7.3 直方圖：數(shù)據(jù)分布分析 .............................................................................099
3.7.4 排列圖：按照發(fā)生頻率大小繪制累計百分比 .............................................100
3.7.5 箱形圖：多數(shù)據(jù)集關聯(lián)分析 ......................................................................101
3.7.6 瀑布圖：流入和流出財務數(shù)據(jù)分析 ...........................................................103
3.7.7 漏斗圖：逐漸遞減的比例數(shù)據(jù)分析 ...........................................................104
3.8 Power Map地圖：地理位置的數(shù)據(jù)展示...............................................................106
3.8.1 使用Power Map三維地圖的準備 .............................................................106
3.8.2 在Power Map中用可視化數(shù)據(jù)創(chuàng)建三維地圖 ...........................................107
3.8.3 向Power Map演示添加場景 ....................................................................108
3.8.4 Power Map創(chuàng)建熱度地圖 ........................................................................110
3.8.5 三維地圖切換到平面地圖 .........................................................................111
3.8.6 Power Map三維地圖視覺效果創(chuàng)建視頻 ...................................................111
第4章 用PPT清晰表達觀點.........................................................113
4.1 一鍵幫你找到設計靈感 ........................................................................................113
4.2 縮放定位：非線性跳轉演示幻燈片 .......................................................................115
4.2.1 摘要縮放定位 ...........................................................................................116
4.2.2 節(jié)縮放定位 ...............................................................................................117
4.2.3 幻燈片縮放定位 ........................................................................................118
4.3 場景案例：舊文件再利用，在PPT 中重用幻燈片 ................................................ 119
4.4 設計PPT 必備的素材庫 .......................................................................................121
4.4.1 用好PPT 自帶的高清大圖 ........................................................................123
4.4.2 用PPT 自帶圖標實現(xiàn)PPT 商務效果 ........................................................124
4.4.3 場景案例：圖片拆分利器，一圖變多圖 ....................................................125
4.5 平滑切換效果 .......................................................................................................129
4.5.1 對象效果的平滑切換 .................................................................................129
4.5.2 場景案例：文字平滑變形 .........................................................................133
4.5.3 場景案例：字符平滑變形 .........................................................................136
4.5.4 場景案例：用3D 模型技術做產品演示 .....................................................137
4.6 場景案例：錄制幻燈片演示轉換視頻 ...................................................................141
4.7 場景案例：PPT 里的屏幕錄制 .............................................................................145
4.8.1 PPT 可以翻譯幻燈片文本 .........................................................................147
4.8.2 PPT 演示實時翻譯指定一種字幕 ..............................................................147
4.8.3 在線直播，實時翻譯多種字幕 ..................................................................148
4.8 場景案例：PPT 在線演示，顯示指定語言字幕 ....................................................147
第5 章 Outlook 郵件管理.............................................................152
5.1 添加Microsoft 365 電子郵件賬號 .........................................................................152
5.2 在Microsoft 365 主頁登錄Outlook 網(wǎng)頁版 ..........................................................154
5.3 寫郵件時提及某人以引起其注意 ..........................................................................155
5.4 收件箱里的重點郵件 ............................................................................................156
5.4.1 打開/ 關閉重點收件箱 ..............................................................................156
5.4.2 更改郵件的整理方式 .................................................................................157
5.5 場景案例：朗讀郵件 ............................................................................................158
5.6 將郵件附件保存到OneDrive 中 ...........................................................................159
5.7 添加OneDrive 附件權限的設置 ...........................................................................160
5.8 場景案例：將郵件內容共享到Teams...................................................................161
5.8.1 發(fā)郵件時抄送給Teams 一份 ....................................................................162
5.8.2 一鍵郵件共享到Teams ............................................................................163
5.8.3 將Outlook 中的附件拖放到Teams ...........................................................164
5.9 在Outlook 日歷中創(chuàng)建Skype/Teams 會議 ..........................................................165
5.9.1 用Outlook 創(chuàng)建Skype 會議 .....................................................................166
5.9.2 在Outlook中創(chuàng)建Teams會議 .................................................................167
5.9.3 在Outlook中創(chuàng)建Teams會議的優(yōu)缺點 ..................................................168
5.9.4 Outlook創(chuàng)建會議時自動附加Teams會議鏈接 .........................................168
5.10 用Insights查看每日生產力見解 .........................................................................169
5.10.1 安排休假時間 .........................................................................................171
5.10.2 希望每天都有專注時間 ...........................................................................171
第6章 好用的電子筆記本OneNote................................................173
6.1 什么是OneNote ...................................................................................................173
6.1.1 Window 10自帶的OneNote ....................................................................175
6.1.2 Microsoft 365自帶的OneNote ................................................................176
6.2 創(chuàng)建并保存OneNote筆記 ...................................................................................176
6.2.1 創(chuàng)建OneNote本地筆記 ...........................................................................176
6.2.2 將OneNote筆記保存到云端 ...................................................................177
6.2.3 在網(wǎng)頁上訪問云端OneNote筆記 .............................................................179
6.3 OneNote筆記基本構成 ........................................................................................181
6.4 豐富多彩的記錄形式 ............................................................................................182
6.4.1 快捷鍵讓你更快、更好地記錄筆記 ...........................................................182
6.4.2 將OneNote表格轉換為Excel工作表 ......................................................185
6.4.3 OneNote可把圖片中的文字復制并粘貼出來 ............................................186
6.4.4 OneNote提供文本、圖像、音頻搜索 .......................................................188
6.4.5 使用觸筆或手指標注筆記 .........................................................................189
6.4.6 一鍵添加Outlook會議和會議紀要 ...........................................................190
6.4.7 OneNote記錄任務自動同步到Outlook任務 ............................................190
6.5 分享和協(xié)作 ...........................................................................................................191
6.5.1 場景案例：通過電子郵件發(fā)送筆記頁給同事 .............................................191
6.5.2 場景案例：會議上和同事共同編輯一個會議筆記 .....................................193
6.5.3 查看和審閱共享筆記本中的更改 ...............................................................196
6.5.4 場景案例：給同事共享筆記時加密保護隱私分區(qū) .....................................197
6.5.5 如何停止共享筆記 ....................................................................................199
6.5.6 OneNote筆記導出 ...................................................................................199
Part II Microsoft 365 盡在“云”端篇
第7 章 OneDrive 個人云端文件庫................................................. 202
7.1 OneDrive 功能及應用場景 ...................................................................................203
7.1.1 OneDrive 與其他云盤的區(qū)別 ....................................................................204
7.1.2 用OneDrive 備份重要的文件 ...................................................................205
7.1.3 在線創(chuàng)建Office 文檔 ................................................................................206
7.1.4 Microsoft 365 幫你記錄使用云端文檔的過程 ............................................207
7.2 在Windows 桌面客戶端使用OneDrive 同步文件 ................................................208
7.2.1 Windows 7 用戶與Windows 8.1 用戶使用OneDrive 的差異 ...................208
7.2.2 OneDrive 文檔同步到本地Windows 資源管理器 .....................................209
7.2.3 打開Windows 存儲感知助手 ....................................................................214
7.2.4 場景案例：在線文檔太多按需同步特定文檔到本地 ..................................215
7.3 巧用OneDrive 與人共享協(xié)作 ...............................................................................216
7.3.1 如何設置文檔共享權限 .............................................................................216
7.3.2 更改或停止共享文檔權限 .........................................................................220
7.3.3 如何查看我的共享文件及共享給我的文件 ................................................222
7.3.4 場景案例：OneDrive 中一鍵分享超大文件給客戶 ....................................223
7.3.5 場景案例：多人同時編輯一個需求文件 ....................................................224
7.3.6 場景案例：多人編輯后查看文檔版本歷史記錄 .........................................226
7.4 在移動設備上使用OneDrive ...............................................................................227
7.4.1 Android 移動設備上的OneDrive 應用 ......................................................227
7.4.2 iOS 移動設備上的OneDrive 應用 ............................................................228
7.4.3 隨時隨地在移動設備上訪問文件 ...............................................................230
7.4.4 場景案例：OneDrive 移動端側面照出正面圖片 .......................................231
第8 章 團隊網(wǎng)站：SharePoint 應用之道 ........................................ 233
8.1 SharePoint 網(wǎng)站結構和導航 .................................................................................234
8.1.1 創(chuàng)建SharePoint 網(wǎng)站 ...............................................................................236
8.1.2 新式和經典團隊網(wǎng)站介紹 .........................................................................240
8.1.3 經典和新式團隊網(wǎng)站的切換 ......................................................................242
8.2 SharePoint 文檔庫管理 ........................................................................................243
8.2.1 將文檔存儲在團隊網(wǎng)站文檔庫中 ...............................................................243
8.2.2 文件應該保存到OneDrive還是SharePoint .............................................245
8.2.3 停止同步云端的個別文件夾 ......................................................................246
8.2.4 場景案例：共享庫里限制機密文檔特定人訪問 .........................................249
8.2.5 場景案例：同時編輯Excel文件，設置不同區(qū)域權限 ..............................252
8.2.6 打開共享文件時，提示文件已被XXX用戶鎖定 .......................................257
8.2.7 查詢文檔庫中文件或文件夾發(fā)生的更改 ....................................................257
8.3 SharePoint List應用和管理 .................................................................................260
8.3.1 Lists創(chuàng)建列表 ..........................................................................................261
8.3.2 場景案例：Lists自動化規(guī)則 .....................................................................263
8.3.3 場景案例：設置規(guī)則訪問權限 ..................................................................267
8.3.4 場景案例：Lists自動化提醒 .....................................................................268
8.3.5 場景案例：創(chuàng)建團隊日歷來管理公共的活動 .............................................270
8.3.6 SharePoint創(chuàng)建自定義列表 .....................................................................272
8.4 場景案例：自定義員工休假申請單列表 ................................................................275
8.4.1 創(chuàng)建員工休假申請單列表及自定義列 .......................................................275
8.4.2 SharePoint List列的類型和選項 ...............................................................277
8.4.3 管理SharePoint列表內容 ........................................................................283
8.5 場景案例：管理List視圖及自定義視圖 ...............................................................285
8.5.1 自定義只顯示本人提交的記錄視圖 ...........................................................288
8.5.2 更改默認視圖 ...........................................................................................289
8.6 場景案例：將List列表添加到Teams讓所有人都跟進信息 .................................290
8.7 場景案例：Lists列表共享給團隊之外的特定個人 ................................................293
8.8 場景案例：SharePoint網(wǎng)站創(chuàng)建Posts新聞文章 ................................................295
第9章 Teams：團隊信息交換中心.................................................301
9.1 Teams把人聚在一起，組建團隊完成溝通協(xié)作 ....................................................303
9.1.1 開始創(chuàng)建一個團隊 ....................................................................................304
9.1.2 什么時候需要創(chuàng)建一個頻道 ......................................................................306
9.1.3 專用頻道管理團隊中的小團隊 ..................................................................307
9.1.4 添加成員，管理團隊權限 .........................................................................308
9.2 溝通：Teams可完成的4種聊天方式 ..................................................................311
9.2.1 頻道對話：在團隊頻道內發(fā)帖 ..................................................................311
9.2.2 場景案例：在多個頻道中發(fā)布公告 ...........................................................313
9.2.3 場景案例：發(fā)送郵件時抄送給頻道一份 ....................................................315
9.2.4 場景案例：把自己常用的頻道固定到頂部以便及時找到 ...........................316
9.2.5 聊天：一對一聊天/ 群組聊天/ 會議中聊天 ..............................................317
9.2.6 場景案例：群組聊天組建臨時團隊 ...........................................................318
9.3 會議：創(chuàng)建Teams 會議進行溝通 .........................................................................320
9.3.1 Microsoft Teams 組織在線會議 ................................................................321
9.3.2 更改參會者的Teams 會議權限 .................................................................322
9.3.3 參會者沒有Teams 照樣參會 ....................................................................323
9.3.4 Teams 網(wǎng)絡會議應遵循的禮儀和秩序 .......................................................324
9.3.5 錄制Teams 會議 ......................................................................................328
9.3.6 場景案例：如何在會議時添加實時字幕 ....................................................329
9.3.7 場景案例：在會議中開啟白板共享創(chuàng)意 ....................................................330
9.3.8 場景案例：一招讓你多出幾個分組討論室 ................................................332
9.3.9 場景案例：Teams 網(wǎng)絡研討會 ..................................................................338
9.3.10 Teams 的各種會議類型區(qū)別及應用場景 .................................................343
9.4 通話：用Teams 撥打電話及語音留言 ..................................................................344
9.5 協(xié)作：Teams 團隊協(xié)作文檔集中管理...................................................................346
9.5.1 Chat 聊天里協(xié)同編輯與OneDrive 的秘密 ................................................346
9.5.2 Teams 頻道里協(xié)同編輯與SharePoint 的秘密 ..........................................349
9.5.3 場景案例：頻道里的文件默認共享，查看版本記錄 ..................................351
9.5.4 場景案例：團隊文檔更改，系統(tǒng)自動發(fā)送變更通知 ..................................352
9.6 連接工具：Planner 跟蹤管理團隊計劃 .................................................................352
9.6.1 什么是Planner .........................................................................................353
9.6.2 場景案例：Planner 跟蹤團隊計劃必要的“儀式” ...................................355
9.6.3 場景案例：在Teams 專用頻道中添加Planner 計劃 ................................363
9.6.4 在Teams 的左側導航中添加Planner 查看我的任務 ................................365
9.6.5 在移動設備上使用Planner .......................................................................366
9.7 連接工具：用Forms 表單做好在線問卷調查 .......................................................367
9.7.1 場景案例：Teams 添加Forms 表單做即時調研反饋 ................................368
9.7.2 Forms 表單的保存位置 .............................................................................369
9.7.3 利用Forms 創(chuàng)建信息收集表單 .................................................................370
9.7.4 Forms 表單通過多種分享權限來收集信息 ................................................376
9.7.5 查看Forms表單反饋結果 ........................................................................378
9.7.6 場景案例：用Forms創(chuàng)建測驗考卷 ..........................................................379
9.8 連接工具：在Teams頻道添加Power Apps ........................................................382
9.9 連接器讓Teams功能無限延伸 ............................................................................384
9.10 Teams移動應用 .................................................................................................385
第10章 Microsoft 365額外的增值生產力應用................................387
10.1 使用MyAnalytics了解你的習慣，以更智能地工作 ............................................387
10.2 企業(yè)級用戶的社交平臺Yammer .........................................................................389
10.3 用Stream搭建企業(yè)員工學習視頻平臺 ...............................................................393
10.3.1 創(chuàng)建不同權限的組和視頻頻道 ................................................................394
10.3.2 上傳本地視頻 .........................................................................................396
10.3.3 在Stream中開啟直播事件活動 ..............................................................397
10.4 關于Sway：網(wǎng)頁上流暢的高可視化演示 ...........................................................399
Part III 高級應用篇：Microsoft 365結合
Power Platform流程自動化之道
第11章 Microsoft 365+PowerPlatform團隊無代碼自動化流案例....405
11.1 無代碼輕松實現(xiàn)：流程自動化 ...........................................................................405
11.1.1 場景案例：創(chuàng)建Power Automate審批流 ...............................................405
11.1.2 場景案例：提交決策文檔后啟動審批流程 ...............................................412
11.1.3 場景案例：將通過審批的新文檔移動到指定文件夾 ................................415
11.1.4 場景案例：在Teams上發(fā)布Planner新任務消息 ..................................419
11.2 適度修改：處理由Forms收集的信息 ................................................................420
11.2.1 Forms表單的自動化審批流 ....................................................................421
11.2.2 完成Forms表單審批流程.......................................................................427
11.3 深度修改：全面解鎖Power Automate流程 ......................................................430
11.3.1 滿足多種需求的流...................................................................................430
11.3.2 純手工創(chuàng)建基于SharePoint List的審批流..............................................432
11.3.3 排查流中存在的問題 ...............................................................................438
11.3.4 運行和管理流 ..........................................................................................439
11.3.5 Teams中自帶的審批中心 .......................................................................440
11.4 輕松實現(xiàn)：Power Apps 無代碼創(chuàng)建業(yè)務APP ....................................................441
11.4.1 場景案例：基于OneDrive 的APP .........................................................441
11.4.2 場景案例：基于SharePoint List 的APP ................................................445
11.4.3 場景案例：基于Dataverse For Teams 構建應用 ....................................452
11.5 場景案例：全面解鎖Power Apps 低代碼創(chuàng)建App ............................................458
11.5.1 Power Apps 支持多種形式的APP ..........................................................458
11.5.2 Power Apps 可連接多種數(shù)據(jù)源 ..............................................................459
11.5.3 從白板開始創(chuàng)建APP，開局很簡單 ........................................................460
11.5.4 常用六個控件帶你漸入佳境 ....................................................................462
11.5.5 提交設置修改保存數(shù)據(jù) ...........................................................................465
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