劉瓊、胡賢林編著的《金牌秘書是如何煉成的》包含了一些比較符合現(xiàn)實需要的新知識，國際秘書的新動向，以及秘書實操與達(dá)標(biāo)的行動方案，《金牌秘書是如何煉成的》的讀者可以綜合運用有關(guān)知識，使其成為職場奮斗的新的起跑線。
劉瓊、胡賢林編著的《金牌秘書是如何煉成的》從職業(yè)素質(zhì)、工作職責(zé)、商務(wù)溝通、商務(wù)組織安排、會議管理、檔案與信息管理、秘書職業(yè)發(fā)展、日常文件處理、辦公室管理、文書寫作及商務(wù)禮儀等十一個方面描述了一個稱職秘書所必須具備的個人素質(zhì)和職業(yè)技能，主要針對從事秘書職業(yè)或即將從事秘書職業(yè)以及對秘書職業(yè)感興趣、渴望了解秘書工作的朋友而編寫。不論你是否擁有秘書資格證，也不論你是否秘書專業(yè)出身，更不論你以前對秘書有著怎樣的印象或理解，本書都可以為你展現(xiàn)一個真實的全新的秘書世界。
第一章 角色認(rèn)知，秘書崗位的職責(zé)和要求 做一個讓領(lǐng)導(dǎo)賞識的秘書 秘書必備的職業(yè)素養(yǎng) 理清工作內(nèi)容，才能做好具體工作 具備相關(guān)知識，讓秘書工作駕輕就熟 行動起來，做好秘書工作 積極獻(xiàn)言獻(xiàn)策，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的第二“腦庫”第二章 訓(xùn)練有素，讓一切工作得心應(yīng)手 周密安排日常工作 接聽電話有素養(yǎng) 待人接物，大方得體 與領(lǐng)導(dǎo)相處，把握距離與分寸 處理好人際關(guān)系，拓展自己的關(guān)系網(wǎng) 培養(yǎng)良好的職業(yè)習(xí)慣 廣泛積累，做得力的全能幫手第三章 商務(wù)溝通 溝通與協(xié)調(diào)的方法與技巧 外圓內(nèi)方，圓通地處理人際關(guān)系 組織談判與方案制訂 談判現(xiàn)場的安排 靈活應(yīng)變，處理談判中的問題第四章 商務(wù)活動的組織與安排 組織會見與會談 組織商務(wù)活動 安排商務(wù)旅行第五章 會議管理 會議準(zhǔn)備 擬訂會議議程與日程 布置會議現(xiàn)場 做好會議記錄第六章 檔案與信息管理 主次分明，分門別類做好檔案管理 規(guī)范保管與編制檔案，便于查找． 信息的管理與收集 掌握信息收集的渠道第七章 辦公環(huán)境管理 布置輕松愉悅的辦公環(huán)境 辦公安全管理與突發(fā)事件處理 制訂計劃，提高辦公效率第八章 文書寫作 文書寫作的主要內(nèi)容 指導(dǎo)性文書的寫作 規(guī)范性文書的寫作 調(diào)查報告的寫作l 會議性文書的寫作 生活性文書的寫作第九章 時間管理 管理好時間，讓工作更具效率 方法得當(dāng)，時間管理才有效 有效避免浪費時間 提高辦事效率第十章 日常文件處理 日常收文處理 日常發(fā)文處理 文書歸檔管理 日常函電處理第十一章 商務(wù)禮儀 辦公室禮儀，彰顯企業(yè)文化 穿戴得體，儀態(tài)大方 電話禮儀，聲音也可以傳遞形象 餐桌禮儀，展現(xiàn)個人修養(yǎng) 商務(wù)交往禮儀，體現(xiàn)高超的交際手腕 商務(wù)酒宴禮儀，盡顯餐桌文化 贈受禮禮儀，讓禮尚往來順手又順情第十二章 自我完善，職業(yè)發(fā)展最重要 保持學(xué)習(xí)熱情 把握秘書職業(yè)規(guī)律，找準(zhǔn)職業(yè)方向 找準(zhǔn)時機(jī)，給自己創(chuàng)造升職的平臺
很多人認(rèn)為秘書是領(lǐng)導(dǎo)的助手，是一種職業(yè)。隨著社會分工越來越細(xì)致化，人們開始這樣定位秘書職業(yè)：從事辦公室程序性工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)，以輔助決策、綜合協(xié)調(diào)、提供服務(wù)為主要職能，是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者的參謀和助手。
01 做一個讓領(lǐng)導(dǎo)賞識的秘書從事秘書工作的人員，有的能在很短的時間內(nèi)得到領(lǐng)導(dǎo)的重用與賞識，而有的卻像一顆棄子，沒有自己的定位，更得不到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可。雖然每個企業(yè)的要求和領(lǐng)導(dǎo)的喜好都各有不同，但秘書工作人員要想得到企業(yè)和領(lǐng)導(dǎo)的賞識，就應(yīng)具備以下幾個職業(yè)素質(zhì)。
一、修煉自己的職業(yè)素養(yǎng) 1．提前上班做準(zhǔn)備有些秘書認(rèn)為不遲到，按時上班就可以了，但在領(lǐng)導(dǎo)眼中，員工的每一次出勤都看在眼里，記在心里。如果每天早到一會，就會給人感覺你重視這份工作。不僅如此，早到一會還可以對一天的工作做個安排和規(guī)劃。這也不是讓你起得多么早，而是在生活節(jié)奏上迅速一點，比如早上盡量趕上整點的公交，洗漱的速度加快一點，僅此而已，為什么做不到呢？李玉是一家公司的總經(jīng)理秘書，但她每天都堅持提前半小時來到公司。到公司之后，李玉不會馬上坐下來工作，而是先看看辦公室是否整潔，辦公用品擺放是否錯落有致，然后開始拖地，擦桌椅，將凈水器灌滿水，然后再回到自己的座位上，開始做一天的工作計劃與安排。
半年以后，公司進(jìn)行內(nèi)部調(diào)整，需要精兵簡政。
一時公司上下人心惶惶，只有李玉每天依然提前來到公司做著這些簡單而又繁瑣的工作，好像什么都沒發(fā)生。
最后調(diào)整結(jié)果出來，李玉不但沒有被裁，而且還晉升為公司總經(jīng)理助理。
2．工作有主見如果一個秘書說話唯唯諾諾，在工作中只會隨聲附和，沒有自己的主見和創(chuàng)造性，這很容易讓領(lǐng)導(dǎo)感覺這樣的秘書能力不是很強(qiáng)。每個領(lǐng)導(dǎo)都希望自己的秘書在工作中要有自己的個性和主見，為公司創(chuàng)造更多的財富。
3．愛崗敬業(yè)要想做好秘書工作，得到公司的認(rèn)可，就要腳踏實地地對待這份工作。“干一行愛一行”是敬業(yè)的表現(xiàn)，如果“身在曹營心在漢”，時刻有跳槽的想法，那么這份工作很快會向你亮起紅燈。
4．勇于承擔(dān)責(zé)任秘書人員在工作中免不了會出現(xiàn)一些風(fēng)險和狀況，這時候，需要的不是后退和推卸，而是挺身而出，勇于承擔(dān)責(zé)任和風(fēng)險，這樣才能沉著、冷靜地面對和處理問題，這樣才是合格的秘書，也才能獲得上層管理者的賞識和認(rèn)可。
小梅在一家臺資企業(yè)從事經(jīng)理秘書工作，經(jīng)理不在時，采購單的簽字工作就由小梅負(fù)責(zé)，不過每次都必須經(jīng)過經(jīng)理同意小梅才會代簽。
有一次經(jīng)理出差，采購部的主管來找經(jīng)理，說有一批德國的產(chǎn)品非常不錯，如果將這批產(chǎn)品買下并拿到國內(nèi)銷售，效益肯定不錯。只不過情況比較緊急，如果慢一步，很可能就會讓同行搶先。小梅猶豫了一下，覺得經(jīng)理有事在身，況且平時也都是自己代經(jīng)理簽采購單，應(yīng)該問題不大，于是就自作主張地在采購單上簽了字。
但是公司有一條十分重要的原則，如果采購員的賬戶上沒有錢，那么就不可以透支繼續(xù)采購，直到重新把賬戶存滿才行，而這通常要等到下一個采購季節(jié)。這一次，小梅恰恰犯的就是這一錯誤，透支了賬戶上的存款。
小梅以為公司現(xiàn)在也不著急采購其他物料，等把賬戶存滿就沒事了。但不巧的是，剛過兩天，經(jīng)理就從外地打來電話，告訴小梅有批韓服很暢銷，讓小梅盡快通知采購部讓人采購，并讓小梅代辦簽字。小梅立刻傻了眼，一時不知該怎么辦。經(jīng)過百般思量，小梅決定勇敢向經(jīng)理承認(rèn)自己的疏忽和錯誤。她沒有找借口開脫，一五一十全跟經(jīng)理坦白了。經(jīng)理聽后，十分生氣，但由于小梅的態(tài)度良好，經(jīng)理覺得自己的秘書能夠坦誠面對自己的錯誤，很不錯，就沒多追究，又向公司總部申請了采購經(jīng)費，終于渡過了這個難關(guān)。
后來，采購的這兩種產(chǎn)品在市場上均廣為暢銷，公司也因此獲益不少，對此，公司給了小梅一筆可觀的獎金。
雖然小梅付出了努力也收獲了回報，但在那種情況下，能夠勇于承認(rèn)自己的錯失需要冒很大的風(fēng)險。要知道，一旦經(jīng)理對自己的行為采取另一種態(tài)度或者經(jīng)小梅簽字的第一份產(chǎn)品銷售J盾況不好，那她很有可能會被處罰甚至撤職。然而小梅正是以自己勇于承擔(dān)責(zé)任的行動，贏得了領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可和獎賞。
5．做事勤快具有勤勉意識的秘書會把“四勤”作為自己工作的準(zhǔn)則，即手勤、腿勤、眼勤、腦勤。企業(yè)樂意接受這樣的秘書，因為她們善于將各種信息進(jìn)行綜合分析、處理，形成書面材料提交領(lǐng)導(dǎo)參閱；善于開展調(diào)研工作，能及時掌握第一手翔實信息；善于觀察，雖不能眼觀八路面面俱到，但能對重點對象、重點問題進(jìn)行細(xì)致的觀察，以點帶面，尋求問題的解決辦法；善于勤記、勤思考，不斷創(chuàng)新思維、開拓進(jìn)取。
6．頭腦要靈活一件事情，領(lǐng)導(dǎo)說了兩遍還沒聽明白，這種秘書會得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可嗎？腦袋靈活的秘書不僅能夠在很短的時間內(nèi)領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖并正確把握，還能夠在接到任務(wù)后馬上開展，并在短時間內(nèi)快速、準(zhǔn)確地做好。P2-4
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