第一章 公文寫作基礎知識
公文的布局
公文的布局就是公文的結構，在對公文進行布局的時候要遵循一定的邏輯，要有規則、有次序地依據公文主題的需要和要求，對手中的材料進行加工，重新對其進行排列組合，以便使公文能成為一個有機的整體。公文的布局要求大致有四個，即嚴謹性、完整性、連貫性和勻稱性。
（1）嚴謹性
嚴謹性是指公文的各個部分之間有著十分嚴密的邏輯關系，公文的前后內容既不能出現互不相干的現象，也不能出現相互矛盾的現象。公文的綱目一定要清晰，而且材料之間的關系一定是縝密又周嚴的。只有這樣，人們才能感受到公文的嚴謹性。
公文各部分之間會呈現出不同的關系，例如因果關系、主次關系、并列關系或者表里關系，不論彼此之間的關系是什么樣的，各部分都必須是相互彌補、相互協助的，而不能是相互矛盾的。
（2）完整性
公文的完整性主要體現在三個方面：
首先，公文要做到開頭部分、主體部分和結尾部分齊備，即“有頭有尾有中段”。而且文章的開頭要有交代，在結尾處要有相應的照應說明，文章的各部分不可無故殘缺。
其次，公文在撰寫的時候，各個部分都要相對飽滿，不僅要有頭、有尾，還要有起承轉合。這樣才能讓文章看起來不顯干癟空洞，否則，就會給人一種殘缺不全的感覺。
最后，公文的脈絡一定要通暢。如果有文氣不能串聯的地方，那么文章就會給人脫節斷氣的感覺，不僅影響文章的飽滿度，還會影響發文機關的閱讀。
（3）連貫性
公文寫作的連貫性不僅體現在文章各部分之間，還體現在內容上保持連貫，語言形式上緊密銜接、合理過度。公文是由若干層次構成的，公文的開頭、主題和結尾就是公文的三大層次，而主體中通常不會只有一個層次，它通常是由既有區別又有聯系的幾個部分組成的。這些層次之間，不管是在內容上還是在文風上，都要有內在的聯系。而在語言形式上，不論是采用序號銜接，還是采用自然過渡的方式，也都要保證自然流暢。
（4）勻稱性
公文的勻稱性指文章在撰寫的時候要注意疏密相間、詳略得當、將主體文字置于中間分多層多段展開，并對其進行詳細論述，此謂之密筆。在進行公文寫作的時候最忌諱的就是將所有的中心內容都壓在一頭，這樣不僅文章看起來是一團亂麻，而且收文機關也很難讀懂公文想要傳達的內容。
在大致了解了公文布局的特點之后，我們還需要了解公文布局的方式。通常公文有以下五種布局方式。
（1）并列式
并列式是指在公文一開頭的時候就開宗明義，在之后的正文中則使用若干并列的句子，有的句與句押韻，以詩歌或順口溜等形式表述出來，這種公文布局的方式常見于守則這樣的文種。
（2）轉發轉述式
用批轉、轉發、轉述的方式，把上下級或平級的有關公文轉印給下級單位，通常在文首以“現將××轉發給你們，望遵照執行”的形式以文載文。通常批轉性通知、轉發性通知、簡報等都是采取這種方式的。
（3）章、條、款分列式
這種形式是把全文分成幾章，章下再分條，條中有款，條目清晰，款項明了。通常章程、規定、規則、辦法、細則等法規性公文采用此方式者較多。
（4）分列小標題式
全文分若干段，然后根據每段內容歸納出一個小標題。這種布局方式通常應用于指示性通知、調查報告、決定、簡報、通報等文種。
（5）分塊式
全文分成幾大塊，然后每一塊都能獨立成章，塊中可有自然段，每塊前面正中可以加（一）、（二）、（三）等序號。通常調查報告、工作總結、會議記錄等文種會采用這種布局方式。
公文的格式和特點
一、公文的格式
公文的格式相對其他文體而言較為正式，且內容規范，并且有些還具有行政機關賦予的特定的效能和影響力。公文格式基本上可以分為三大部分，即版頭、主體和版記。版頭是公文首頁紅色分隔線以上的部分，主體就是公文首頁紅色分割線（不含）以下、公文末頁首條分割線（不含）以上的部分，公文末頁首條分割線以下、末條分隔線以上的部分被稱為版記。下面我們具體介紹一下公文版式各部分的內容。
1．版頭格式
版頭包括份號、密級、保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人等。
（1）份號
份號指公文印制份數的順序號。凡是涉密公文都應當標注份號，份號通常都是由6位3號阿拉伯數字組成，編號從“000001”開始，頂格排在版心左上方的第一行。
（2）密級和保密期限
通常而言，密級和保密期限會標注在發文機關標志的左上方，頂格排在版心左上方第二行。同時根據《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）和國家《中華人民共和國保守國家秘密法》（以下簡稱《保密法》）的規定，密級可以劃分為絕密、機密和秘密三個級別，對于公文密級和解密時間，都需要按照國家的有關規定來進行確定。通常而言，保密公文都要標注保密期限，例如“絕密★3年”“保密★3年”“秘密★3個月”等，如果沒有特殊要求的話，通常會用3號黑體字進行標注。
（3）緊急程度
緊急程度是指公文送達和辦理時間的限度。通常分為“特急”和“急件”兩種，一般用3號黑色字體標注，并頂格編排在版心左上方。如果一份公文需要同時標注份號、密級、保密期限和緊急程度的時候，那么要按照份號、密級、保密期限和緊急程度這樣的順序，在版心的左上方，自上而下進行排列。還有一些公文可以在標題中標注出緊急程度，例如《關于轉發魯安監發〔2013〕52號文件進一步加強煙花爆竹安全監管的緊急通知》。對于已經標明緊急程度的文件，標題中就不需要另行標注。根據《條例》規定，緊急電報的緊急程度可以分為“特提”“特急”“加急”和“平急”四種，在電文首頁稿頭中標注。
（4）發文機關標志
由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發文機關的全稱或規范化簡稱。發文機關的標志居中排列，通常使用小標宋體字，套紅，以醒目、美觀、莊重為原則，例如“北京市人民政府文件”。在此需要注意的是，聯合行文時需要標注聯署發文機關的名稱，主辦機關的名稱排在最前面。
（5）發文字號
發文字號簡稱文號，由機關代字、年份和發文順序號三者組成，而且年份、序號等都是用阿拉伯數碼進行標注。例如“湖北〔2011〕5號”，其中“湖北”是湖北省人民政府的機關代字，“〔2011〕”是年份，“5號”是序號。在發文字號中，年份不能簡寫，要標全稱，并用六角括號“〔〕”括入。此外，發文字號不編虛位，如“5號”不編為“05號”，也不加“第”字。發文字號通常都會排在發文機關標志下方，如果沒有發文機關的標志，那么就排在標題的右下方。為了能更加方便地識別，機關代字在選用上最好是選擇能直接體現本機關特征的代字，并且能固定使用。如果有幾個機關聯合行文，那么發文字號就要使用主辦機關的。發文字號的作用在于統計發文數量，同時也便于引用和查詢。
值得注意的是，上行文的發文字號要居左一字編排，與最后一個簽發人的姓名同處一行。
（6）簽發人
簽發人指核準并簽發公文或會簽的發文機關負責人。簽發人的姓名通常標注在發文字號左側適當的位置。按照《公文處理辦法》的規定，上行文應當注明簽發人和會簽人姓名。其中，“請示”和“意見”應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。在上行的公文中注明簽發人，是為了督促各級機關負責人認真地履行職責，對行文負全責，有利于提高公文質量。
2．主體格式
主體包括公文標題、主送機關、正文、附件、發文機關和成文日期、印章和附注等。
（1）標題
標題是公文的眉目。完整的標題由發文機關名稱、事由和文種組成，例如《中共中央、國務院關于抗震減災緊急指示》，“中共中央、國務院”是發文機關的名稱，“抗震減災”是公文的事由，“指示”是文種。
標題在某些情況下是可以省略的，通常標題省略的情況有三種：一是省略發文機關名稱，僅由事由與文種組成，如《關于罷免×××市委辦公室主任的決定》；二是省略事由，如《中華人民共和國國務院令》；三是省略發文機關名稱與事由，如果只有文種名稱，如《通告》，在這種情況下，通常就會將發文機關的名稱置于正文末尾落款處。
公文的標題在排布的時候應當居中，如有回行的情況，一定要做到詞意完整、排列對稱、長短適宜、間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。
（2）主送機關
主送機關即公文的主要受理機關。主送機關應頂格寫，并且使用機關的全稱或規范化簡稱或同類型機關統稱。應根據受理機關的職能權限與行文目的選準主送機關，這是公文發出后能否得到及時處理的關鍵。在上行文中，通常只寫一個主送機關，切記避免多頭主送，以免延誤公文處理的時機，同時也要注意，千萬不可越級主送。在下行文中，除了普發性公文（如省政府給“各市、縣人民政府、省直各單位”的文件）外，一般也只寫一個主送機關。有些公文，如公告、通告、紀要等，不需要寫主送機關。
（3）正文
正文是公文的主體或核心內容，正文用來說明公文的內容和制文意圖。公文的首頁必須顯示正文內容。不同文種的正文在寫作上面會稍有不同，但是整體的結構都是相同的，都是由開頭、主體和結尾三部分構成。在公文的開頭，要簡明扼要地說明制文的根據、目的、原因或重要性。主體是內容事項，或提出解決問題的措施、意見、辦法，或請求指示與批準，或詢問或答復問題，或商洽和聯系工作，要求具體明確、層次分明。結尾主要表述發文機關對公文辦理的要求，其形式一般采用尾語慣用式、希望號召式等。
（4）附件
附件是隨文附上的有關照片、圖表、統計數字以及文字依據材料、參考材料，對正文內容作補充、說明和印證。如果公文要使用附件，那么應當在正文下空一行，左起空兩字編排“附件”二字，后標注全角冒號和附件名稱。如有多個附件，應使用阿拉伯數字標注附件的順序號（如“附件：1.×××××”），附件名稱后不加標點符號。
附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。通常“附件”二字以及附件順序號使用3號黑體字頂格編排在版心左上方第一行。附件標題居中，編排在版心第三行。附件序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。
（5）發文機關
發文機關指發文機關的署名，即落款，是公文的法定作者，應寫全稱或規范化簡稱。當幾個機關聯合發文時，主辦機關要排在前面；當以機關領導人的名義發文時，要同時冠以領導人的職務。
（6）成文日期
成文日期指公文發文的年月日，通常就是公文的生效期。成文日期是公文生效和查考的重要依據，它通常位于發文機關名稱的右下方，年月日的填寫必須是完整的，不可簡寫。成文日期主要是以負責人簽發日期為準。如果是聯合行文，那么就要以最后簽發機關負責人的簽發日期為準；如果是電報，那么就以發出日期為準；如果是會議通過的公文，那么就以會議通過的時間為準。
同時，要注意的是日期的編寫，當用阿拉伯數字對日期進行標注時，應當標注年月日的全稱，在編寫的時候不可以編虛位。
（7）印章
通常印章是加蓋在公文成文時間的上方，印章主要是起證實公文合法效力和信用的作用，是對公文生效負責的憑證。加蓋印章，要用紅色，要求上不壓正文，下“騎年蓋月”。根據《條例》的規定：“公文中有發文機關署名的，應當加蓋發文機關印章，并與署名機構相符。有特定發文機關標志的普發性公文和電報，可以不加蓋印章。”印章一定要與正文同處一頁，即不得在沒有正文的空白頁內蓋印章，不得采取“此頁無正文”的標志。
（8）附注
附注指需要附加說明的其他事項。附注內容，有的是需要加以解釋的名詞術語；有的是確定公文發送范圍和閱讀傳達對象，例如“此件發至省軍級”；有的則注明使用方法，例如“此件可自行翻印”。
附注都是居左空兩個字加圓括號編排在成文日期的下一行。
3．版記格式
版記格式包括抄送機關、印發機關、印發日期、印制份數、頁碼等。
（1）抄送機關
抄送機關是除主送機關外其他需要執行或知曉公文內容的機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。抄送機關不宜過多過濫，同時也要注意不要漏報漏送。
（2）印發機關和印發日期
一般編排在末條分隔線之上，印發機關左空一字，印發日期右空一字，用阿拉伯數字將年月日標全，月、日不加虛位，后加“印發”二字。
（3）頁碼
通常編排在公文版心下邊緣之下，數字的左右兩方各有一條一字線；單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續編排。
除此之外，我們再來了解一下公文的用紙規格及印裝要求。
（1）用紙規格
公文用紙幅面規格，一般采用國際標準的A4型（長297mm，寬210mm）。不過對于需要張貼的公文，例如通告、通知等，其用紙大小則需要根據實際情況來定。
（2）印裝要求
公文排印，文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，可以用漢字和通用的少數民族文字（按其書寫習慣進行排版）。公文一律左側裝訂。
二、公文格式的特點
1．公文格式的美觀和莊重性
格式的美觀和莊重性是公文格式的一大特性，它是反映不同層級、不同用途的公文經約定俗成后形成的不同的表述形式。
公文格式的美觀和莊重性主要體現在三個方面：第一，公文要素的設置和在公文中的排列位置要體現出美觀和莊重性；第二，公文傳遞所采用的介質紙的質量和印刷質量、裝訂質量的好壞，都會影響公文的美觀與莊重性；第三，公文撰寫人員在撰寫公文過程中以及辦公人員在辦公過程中的態度，也會影響公文的美觀與莊重性。
2．公文格式的層次性
在現代社會中，不論哪個國家都會使用公文這種簡便快捷的方式進行國家管理。但是每個國家的內部又會分出很多政府部門來進行管理。這樣就會形成由國家內部公文構成的國家公文體系，它時刻反映著國家機構的狀況。每個內部機關的公文都會成為國家公文的一個子系統，所有的公文子系統匯總到一起就構成了國家行政機關公文體系。這一構成情況就反映出了公文格式的層次性。
3．公文格式的規范化
公文的作用決定了公文寫作是一項普遍性和基礎性的工作，因此公文的作用和能力不能削弱，只能不斷地改革和加強。這樣一來，公文格式的規范化和處理工作的制度化就提到議事日程上來了。
所謂規范，是指約定俗成或是明文規定的規格標準。公文格式的規范化就是制定公文的全面系統的規格標準，使人們的工作行動合乎這些規格標準。
所謂制度，就是大家共同遵守的辦事規程和行動準則。處理工作的制度化，是對公文處理的全部活動都定出具體的處理規范，并且保證這些規范正確順利地實施，使公文處理依法進行。
4．公文格式的法定性
在不同的歷史時期和不同的社會制度中，公文寫作的要求也不完全相同。在封建社會時期，公文是為少數封建統治階級和官僚資產階級服務的工具，他們通過公文來鞏固自己的統治地位，變相剝削和壓迫廣大人民群眾。公文的這種性質一直到新中國成立以后才得以改變。新中國成立以后，黨和國家領導人經過幾十年的改革，將公文變成了管理國家，服務廣大人民群眾，推動社會進步發展以及經濟發展的工具。
公文寫作的基本要求及要領
一、公文寫作的基本要求
1．簡練、明確
要想把公文寫得簡練、明確，首先，要對工作情況，存在的問題，采取的措施和步驟等進行清楚地分析和概括；其次，要會煉字和煉句，學會用最簡練的文字進行最準確的說明。當初稿擬定后，一定要進行反復修改，將贅述刪除，這樣才能盡可能地縮短句子，精簡文章。
公文寫作的開頭切記不要使用形式化、口號化的套語，要遵循“開門見山”的寫作原則，即以“根據……”“為了……”“目前……”等作為開頭，這樣就能精簡語言，能直截了當地提出問題。在首段點明主題后，才便于下文分清段落或列出條目，這樣全文的層次才會更加清晰、主題鮮明，便于收文機關閱讀。
2．準確、實際
公文是機關或企業解決問題的工具，不論是黨和國家各級行政機關還是企事業單位都要用公文來指導工作和處理問題，而公文的這一性質就決定了公文在撰寫時必須秉承實事求是的原則，一就是一，二就是二，公文的內容不能憑空想象和捏造，更不能夸大或者縮小事實，講假大空的話。公文在進行撰寫時，用詞一定要樸實，貼近生活，貼近群眾，而且還要把握用詞的分寸。在引用或涉及事實、數字、人名、地名的時候，一定要認真仔細核對，避免出現差錯和出入。
3．生動、及時
（1）生動
生動具體包括兩個方面。一方面是指公文能夠生動地指導實際工作。在運用公文進行指導和推動工作時，既要堅決遵循上級精神，又要善于發現和創造本單位典型經驗，指導工作和創新局面，不能只是一味地照抄、照轉上級指示，千篇一律地轉發通知。
另一方面，是指公文在語言的使用和材料的選用方面也要盡量做到生動活潑，能夠吸引人的目光并且具有說服力。公文的語言力求樸實、精確，不過這并不等于呆板枯燥。特別是寫工作簡報、講話稿、經驗總結等文件，要注意在比較抽象概括的敘述中穿插一些具體的數字、事例和思想反映，選用一些適當的比喻、群眾性的語言等，使敘述的語言適當形象化，有感情、有趣味，生動真實，具有說服力，讓人讀后留下深刻的印象。
（2）及時
無論是反映情況還是指導工作的文件，都得及時發送，否則會影響問題的解決和處理。行文拖沓不僅會耽誤時機還會使人們的工作很被動。
4．符合規定體式
公文在進行撰寫的時候要符合統一規定的體式，切不可隨意而為，以免使公文看起來不倫不類。
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