第1章 管理信息系統概論
模塊知識脈絡見圖A1.1。
圖A1.1 模塊知識脈絡
圖例說明：——上篇內容，——下篇拓展內容，——學習重點，——學習難點
1.1 信息與信息系統
1.1.1 信息
信息是管理信息系統最重要的成分。管理信息系統能發揮多大作用，取決于有沒有足夠的、高質量的信息，而這又取決于人們對信息的充分認識。管理信息系統的根本目的是利用信息技術，實現信息資源的開發利用，從而實現信息的價值。
1．信息的含義
21世紀，人類仿佛置身于信息的海洋中，信息、信息技術、信息化、管理信息、經濟信息、市場信息、信息系統、管理信息系統等各類名詞術語層出不窮，那么，究竟什么是信息？關于信息的含義，眾說紛紜。下面給出幾個具有代表性的關于信息的定義。
(1) 信息是反映客觀世界中各種事物的特征和變化的可通信的知識。
(2) 信息是經過加工處理后的數據，它對接受者有用，對接受者的決策或行為有現實或潛在的價值。
(3) 信息是使不確定因素減少的有用知識。
……
上述幾種關于信息的定義之所以不同，關鍵在于理解信息的角度不同。廣義上的信息是客觀事物的反映，它提供了有關現實世界事物的消息和知識。信息普遍存在于自然界、人類社會和思維領域中。從經濟管理領域討論信息的概念，通常給信息做以下定義：信息是一種被加工成特定形式的數據。這種形式的數據對于信息接受者來說是有意義的，對于當前或將來的決策或行動具有實際的或能領會的價值(即上述有關信息定義中的第二條)。
2．信息與數據
數據是信息系統的基本概念和計算機系統要處理的基本對象之一，它是對客觀事物的性質、狀態以及相互關系等進行記載的一組可識別的符號。表示數據的符號不僅包括數字，還包括文本、圖形、圖像、聲音等。
信息與數據既有聯系，又有區別。信息來源于數據，是對數據進行加工處理的產物。只有經過加工處理或解釋的數據，才能成為有意義的信息。例如，報表、賬冊和圖紙等都是經過對數據加工處理后產生的信息。信息與數據的關系如圖A1.2所示。
圖A1.2 信息與數據的關系
數據和信息是相對概念，因為同一項事實記載，對某個人來講是信息，而對另一個人來講，可能只是一項數據。例如，發貨單是發貨部門工作人員的信息，但對于負責庫存事務的經理而言，發貨單僅僅是一項原始數據。
簡而言之，數據與信息的關系可以比喻成成品和原材料之間的關系。信息(成品)來源于數據，數據是信息的原始資料(原材料)。就本質而言，數據是客觀對象的記載，而信息則是數據的含義。但在一些不很嚴格的場合或不易區分的情況下，人們也把它們當作同義詞，籠統地給予稱呼，如數據處理和信息處理、數據管理和信息管理等。
3．信息的分類
分析研究信息的類型，有助于加深對信息概念的理解和對信息本質的形象化認識。按不同的角度，信息通常有以下幾種分類。
1) 按信息的特征劃分
按信息的特征可分為自然信息和社會信息。
自然信息是由自然界產生的信息，如遺傳信息、氣象信息、地殼運動等；社會信息反映人類社會的有關信息，如市場信息、經濟信息、文化信息、政務信息等。自然信息與社會信息的本質區別在于：后者可以由人類進行各種加工處理，成為改造世界和能夠不斷發明創造的有用知識。
2) 按管理的層次劃分
按管理的層次可分為戰略級信息、戰術(策略)級信息和作業(執行)級信息。
戰略級信息為高層管理人員提供制定組織長期策略的信息，如未來經濟狀況的預測信息；戰術級信息為中層管理人員監督和控制業務活動、有效地分配資源提供所需的信息，如各類報表信息；作業級信息是為基層執行人員提供所需的各種業務信息，如應付款信息、入庫信息。
3) 按信息的來源劃分
按信息的來源可分為內部信息和外部信息。
在系統內部產生的信息稱為內部信息；在系統外部產生的信息稱為外部信息，或稱為環境信息。作業級信息是內部信息，它數量大、級別低、結構化程度高，可用定量、定型、實時的方式處理。戰術級信息也是內部信息，它數量中等、級別較高，可用分批的方式處理。而戰略級信息是外部信息，它數量小、級別高、結構化程度低，可用隨機方式處理。
4) 按信息的加工程度劃分
按信息的加工程度可分為原始信息和綜合信息。
從信息源直接收集的信息稱為原始信息，原始信息也稱為一次信息；在原始信息的基礎上，經過信息系統的綜合、加工產生出來的新的信息稱為綜合信息。綜合信息按加工的深度進一步劃分，又可分為二次信息、三次信息等。原始信息是否有價值，往往與信息的處理水平有較大關系。
除此之外，信息還可以根據其穩定性劃分為固定的、流動的信息；根據信息流向劃分為輸入信息、中間信息和輸出信息；按照反映形式劃分為數字信息、文字信息、圖像信息和聲音信息等。
4．信息的特性
信息具有真實性、層次性、時效性等多個特性，下面分別予以簡要介紹。
1) 真實性
真實性是信息的首要基本屬性。真實、準確的信息才是有價值的，才可幫助管理者做出正確的決策，在信息系統中應充分重視這一點。一方面要注重收集信息的正確性，另一方面在對信息進行傳送、儲存和加工處理時要保證不失真。
2) 層次性
信息和管理一樣，也是分層次的。不同級別的管理者有不同的職責，處理的決策類型不同，需要的信息也不同，一般分為戰略級、策略級和執行級。不同層次的信息具有不同的性質，而同一信息對于不同層次的管理者來說也往往具有不同的含義。
3) 時效性
信息的時效是指從信息源發送信息，經過接收、加工、傳輸、利用的時間間隔及其效率。時間間隔越短，使用信息越及時，使用程度越高，則時效性越強。但有些信息隨著時間的推移，價值會增加，比如客戶記錄、天氣規律、銷售規律之類的歷史記載或統計規律等。在管理方面的實際應用中，上述兩種情況都存在。
4) 共享性
信息區別于物質的一個重要特征是它可以被共同占有、共同享用。交換信息的雙方都不會失去原有的信息，反而會增加一些信息。比如在企(事)業單位中，許多信息可以被單位中的各個部門使用，既保證了各部門使用信息的統一，也保證了決策的一致性。信息的共享有其兩面性，一方面有利于信息資源的充分利用，另一方面可能造成信息的貶值，不利于保密。因此，在信息系統的建設中，既需要利用先進的網絡和通信設備便于信息共享，又需要具有良好的保密(保安)手段，以防止保密信息的擴散。
5) 可處理性
人們可以對信息進行加工處理，把信息從一種形式變換為另一種形式，并保持一定的信息量。例如，一個企業可將全年的生產經營情況壓縮成幾項經濟指標來高度概括。信息系統是對信息進行處理的系統，應注重對信息的分析與綜合、擴充或濃縮。
6) 可存儲性
信息可以用不同的載體存儲起來，并且可保證信息的真實、準確，這為信息的積累、快速檢索提供了可能。大量的實際應用利用了信息的這種特性，比如各類檔案的存儲使用、企業產品的客戶使用記錄等。
7) 可傳輸性
信息可以通過多種渠道、多種方式進行傳輸。信息傳輸要借助于一定的物質載體，實現信息傳輸功能的載體稱為信息媒介。一個完整的信息傳輸過程必須具備信源(信息的發出方)、信宿(信息的接收方)、信道(媒介)和信息四個基本要素。在信息傳輸過程中要注意克服各類干擾，以保證信息的真實性。
8) 價值性
信息是經過加工并對生產經營活動產生影響的數據，是由勞動創造的，是一種資源，因而是有價值的。這一方面體現在獲得某些信息資料是要付出代價的，例如查詢文獻資料需付費、網絡課程有償學習、市場調研報告有償提供等；另一方面體現在通過運用某些信息后在決策中得到效益，其價值可以通過比較使用信息的方案和其他方案的效益得知。在實踐活動中，對信息的認識不同，理解和處理深度不同，同一條信息所產生的價值也就不同。這反映了信息使用者的素質和信息系統的建設水平。
9) 可壓縮性
信息可以被濃縮、集中、概括及綜合，而不丟失信息的本質。例如，把大量的實驗數據壓縮成一個經驗公式、把復雜的業務概括成流程圖等。
10) 動態性
客觀事物本身都在不停地運動變化著，信息也在不斷發展更新。隨著時間的推移，情況在變，反映情況的信息也在變。因此，在獲取與利用信息時必須樹立時效觀念，不能一勞永逸。
5．信息的生命周期
信息和其他資源一樣是有生命周期的，從產生到消亡，經歷需求—獲得—服務—退出四個階段。
(1) 需求，即根據設定目標，構思和確定需要信息的類型和結構。
(2) 獲得，即把信息收集、傳輸及加工轉換成所需要的合用的形式，達到使用的要求。
(3) 服務，即把信息存儲起來，保持最新的狀態，供使用者隨時使用。
(4) 退出，即把失去保存價值的信息進行更新或銷毀。
信息的生命周期由信息的收集、傳輸、加工、存儲、維護、使用等環節組成(詳細內容見下篇)。
1.1.2 系統
1．系統的含義
系統(system)一詞來源于古代希臘文(systεmα)，意為“部分組成的整體”。創始人貝塔朗菲(L.V.Bertalanffy)在20世紀40年代提出系統的定義為“相互聯系相互作用的諸元素的綜合體”，以后由維納(N.Wiener)等人加以發展，在20世紀60年代得以完善和成熟。系統科學的研究領域包括系統哲學、系統工程以及抽象系統科學等，是信息系統的理論基礎之一。
關于系統的定義有很多，一般來說，系統是為了實現某種目的，由一些相互聯系、相互作用、相互依存的元素(elements)，按照一定的規則或結構組織起來的一個集合體(深層理解可見下篇)，如人體的呼吸系統是由鼻、咽、喉、氣管、支氣管、肺等器官組成的相互聯系、相互協調的有機整體，其目的是維持人的生命。企業也是系統，企業利用人、資金、原料、設備等資源，達到盈利目標。對企業對象實施管理的系統稱為企業管理系統，它是由銷售、生產、財務、人事、后勤等相互聯系、相互作用的部分結合成的有機整體，其目的是為了完成經營計劃。在管理過程中使用的信息系統是由人、計算機、軟件、信息等組成，進行信息的收集、存儲、處理、檢索和傳輸，目的是為有關人員提供服務信息。一個科研部門、一項研究計劃、一個財務匯總等都可以被看作是一個系統。
2．系統的特征
系統具有以下幾個方面的特征。
1) 整體性
整體性是系統的基本屬性。從系統的含義可以看出，系統是由若干相互聯系、相互作用、相互依存的部分經過有機結合，形成的具有一定結構和功能的整體，它的本質特征就是整體性。這表現在系統的目標、性質、運動規律和系統功能等只有以整體的形式才能表現出來，每個部分的目標和性能都要服從整體發展的需要。整體的功能并不是各部分功能的簡單相加，而是各部分功能的有機統一和集合。因此，應追求整體最優，而不是局部最優，這就是所謂全局的觀點。
系統的整體目標要靠系統各個部分的共同作用才能實現。比如，企業要實現目標，不僅要籌措符合一定質量和數量要求的原材料，而且要求利用先進的技術和手段對這些材料進行正確的轉換，同時還要適時地將加工成的產品銷售給適當的用戶。離開了其中任何一個環節的有效工作，企業目標都難以實現。
2) 目的性
任何系統均有明確的目的性，不同系統的目的可以不同，但系統的結構都是根據系統的目的建立的。例如，生物系統的目的就是生存和繁衍，教育系統的目的是培養合格人才，企業系統的目的是取得較好的經濟效益和社會效益，科研單位的目的是出科研成果，服務行業的目的是為顧客提供優質的服務。因此，在建設系統的過程中，首先要明確系統的目的，然后選取達到它的若干途徑，從中找出一種最好的途徑，實施并監控、修正，最后達到目的。
3) 層次性
任何系統都可以在空間或時間上進行逐步分解，形成多層次結構。
(1) 系統按空間進行分解，形成系統結構的層次性。系統概念本身就具有層次性，如有大系統、中系統、小系統、子系統等區別。自然界有宇觀、宏觀、微觀、渺觀等層次；企業中有公司、工廠、車間、班組、工段等層次。系統結構的層次性決定了系統中的一些子系統為高層次子系統，而另外一些子系統為低層次子系統；一些子系統居于支配地位，而另一些子系統則處于從屬地位。系統結構的層次性決定了系統中的物質、能量、信息的流通以一定的渠道，有秩序地進行。
(2) 系統按時間進行分段，形成系統發展的有序性。系統總是要歷經孕育、產生、發展、衰退、消亡的過程。研究系統的性能時，不僅要研究它的靜態性能，而且要研究它的動態特性。系統的變化、發展不是隨意的，而是受系統內部、外部各種因素的影響和限制，依據一定的規律發展的。系統發展的有序性說明，在實際工作中要按照科學規律辦事，既要不失時機地擴大發展系統，又要避免在條件不成熟的情況下盲目擴大系統，造成不應有的損失。
4) 相關性
相關性是指構成系統的要素與要素之間、要素與系統之間存在著相互制約、相互聯系、相互依存的特定關系。每個要素的存在都依賴于其他要素的存在，當某個要素發生變化時，其他要素也會隨之發生變化，從而引起系統的變化。
系統要素的結構關系、功能關系和因果關系決定了系統的運行機制。這些關系不同，即便是相同元素構成的系統也會不同，這也正是一個企業不能生搬硬套其他企業模式的原因。
5) 環境適應性
任何系統都是由若干部分所組成的，同時又從屬于更大的系統，大系統的其他部分就是該系統的環境。廣義地講，一切不屬于系統的部分統稱為環境。
系統處于環境之中，系統與環境之間必然要相互交流、相互影響，產生物質的、能量的、信息的交換，以保持適應狀態。從環境中得到某些信息或物質、能量，稱為系統的輸入；向環境中輸送信息、物質或能量，稱為系統的輸出。系統的基本功能就是把環境的輸入進行加工處理，轉換為輸出。系統與環境的關系如圖A1.3所示。
圖A1.3 系統與環境的關系
系統與環境的這種輸入、輸出關系亦稱為輸入接口和輸出接口，統稱為接口。
任何系統的存在和運行都會受到環境的約束或限制，同時系統又通過對環境的輸出而對環境施加影響。系統與環境的影響是交互的，適應性應該是雙向的。比如，企業要根據市場需求的變化來調整生產經營的方向和內容；反過來，企業技術水平的提高，有利于開發具有獨特功能的新產品，再加上必要的營銷宣傳，也會對消費傾向的變化產生某種引導作用。
系統的邊界是指系統與環境的分界線。它把系統與環境分開，其實系統與環境間并無明顯的分界線。確定邊界，只是為了研究的方便，對系統的范圍、規模及所要解決的問題加以限制。如在企業管理系統中，也必須建立各子系統的邊界。如銷售經理的職責是負責管理、監督并考核企業的銷售活動，這種職責范圍就是銷售管理系統的邊界。
系統對于環境的適應性，主要靠反饋來實現。企業要獲得成功，必須建立完善的反饋機制來適應變化的外界環境。
1.1.3 管理
1．管理的含義
管理是指管理主體有效組織并利用其各個要素(人、財、物、信息和時空)，借助管理手段，完成該組織目標的過程。具體理解如下。
管理主體是一個組織，這個組織可能是一個國家，可能是一個單位，也可能是一個正式組織或非正式組織。管理主體包含：人(決策者、執行者、監督者)、財(資金)、物(土地、生產設備及工具、物料等)、信息(管理機制、技術與方法，以及管理用的各種信息等)、時空(時點和持續時間、地理位置及空間范圍)五個方面的要素。管理的手段包括：強制(戰爭、政權、暴力、搶奪等)、交換(雙方意愿交換)、懲罰(包括強制、法律、行政、經濟等方式)、激勵、溝通與說服五個方面。管理的過程包括：管理規則的確定(組織運行規則，如章程及制度等)、管理資源的配置(人員配置及職責劃分與確定、設備及工具、空間等資源的配置與分配)、目標的設立與分解(如計劃)、組織與實施、過程控制(檢查、監督與協調)、效果評價、總結與處理(獎懲)幾個環節。
2．管理的任務
管理的任務是設計和維持一種環境，使在這一環境中工作的人們能夠用盡可能少的支出實現既定的目標，或者以現有的資源實現最大的目標。管理的任務細分為四種情況：①產出不變，支出減少；②支出不變，產出增多；③支出減少，產出增多；④支出增多，產出增加更多。這里的支出包括資金、人力、時間、物料、能源等的消耗。總之，管理的基本原則是“用力少，見功多”，以最少的資源投入、耗費，取得最大的功業、效果。
管理的意義在于更有效地開展活動，改善工作，更有效地滿足客戶需要，提高效果、效率、效益。
3．管理與信息
管理與信息有著密切的聯系。信息是管理的紐帶，信息的獲取、加工、傳輸是管理活動的基礎，信息活躍在管理過程的各個環節；管理就是通過信息進行管理，管理過程就是信息溝通的過程。科學的管理必須建立在良好的信息管理基礎之上，而信息技術為科學管理提供了重要的技術基礎。
4．管理與系統
現代管理者必須樹立的一個重要觀念是系統觀念，每一個時代都有自己的主導思維方法，管理科學經過傳統管理、科學管理、現代管理的不同階段，發展到了系統管理的最新階段。
從管理學的基本思想和基本原理來看，管理是建立在系統科學的思想、原理和方法之上的，系統科學與自然科學、社會科學和工程技術一樣，是管理學的基礎。系統科學作為一般的世界觀和方法論，不僅充實和發展了當代哲學，而且對管理學以至整個科學技術的發展都有巨大的貢獻。
系統科學對管理學的發展至少有以下幾個方面的貢獻。
(1) 推動了管理觀念的更新。系統科學提出的系統、層次、反饋和控制等概念，為人們改進管理工作提供了新的思路。
(2) 提供了解決復雜問題的分析工具。控制論、運籌學、數理統計和模糊數學等已經成為現代管理方法的主體內容。
(3) 促成了管理新模式的出現。管理的發展歷史表明，現代管理中廣為采用的全面質量管理、目標管理等新模式的出現，與系統論的應用有直接關系。
1.1.4 信息系統
1．信息系統的定義
所謂信息系統，是一個對信息進行采集、處理、存儲、管理、檢索，必要時能向有關人員提供有用信息的系統。廣義上說，任何系統中進行信息加工處理的系統都可視為信息系統，如生命信息系統、企業信息系統、文獻信息系統、地理信息系統等。本書討論的信息系統是狹義的概念，它是一個專門的系統，是基于計算機、通信技術等現代化信息技術手段且服務于管理決策領域的系統。
信息系統本身也是一個系統，它具有系統的一般特征，其整體性表現在信息系統是一個組織的內部神經系統，具有整體效應；目的性在于提供各種管理決策所需的信息。信息系統是可以分解的，通常可以把一個組織的信息系統分解成若干子系統，而各個子系統又可以劃分為若干個模塊，為了需要，每個功能模塊又可以分成若干子功能模塊，表現了信息系統的層次性；整個信息系統內部各部分(子系統)之間又存在著各種形式的聯系，體現出其相關性；信息系統是整個組織系統中的一個子系統，因此它又依賴于組織內部的其他部分的變化，依賴于組織外部環境的影響，一個好的信息系統應具有良好的環境適應性。信息系統除了具有系統的一般特征之外，還具有自身的一些特點，在信息系統的開發建設中，不僅涉及計算機的軟硬件技術、通信技術、數學、運籌學、控制論、信息等方面的學科知識，還涉及社會科學領域中的有關政治、經濟、管理、法律、組織行為學、人際關系學等許多方面。由此可見，信息系統本身是一個復雜的、大型的系統。
2．信息系統的物理結構
信息系統的物理結構是避開信息系統各部分的實際工作和軟件結構，只抽象地考察其硬件系統的拓撲結構。信息系統的物理結構一般有以下三種類型。
1) 集中式結構
集中式結構是由一臺主機帶若干終端，運行多用戶操作系統供多個用戶使用。早期的信息系統，由于計算機和通信技術等水平的限制，都采用這種集中式結構。在這種結構方式下，主機承擔系統的所有數據處理、存儲及應用管理，因此必須是大容量、高速度的，一般由小型機甚至中大型機承擔；終端無信息處理能力，負責輸入和輸出信息；多用戶操作系統很多，不同的機器應配備能在其上運行的多用戶操作系統。
這種系統結構的優點是信息高度集中，便于管理；缺點是系統的靈活性、可靠性差，維護困難，一旦主機出現事故就會造成整個系統癱瘓。
2) 分散—集中式結構
分散—集中式結構是將微型計算機或工作站通過局域網與一臺或幾臺作為主機的小型機乃至大型機相連。這種結構的優點是，主機主要作為文件服務器負責用戶的讀、取、傳送文件的請求，集中管理共享資源，各個微機和工作站既可獨立處理自身的業務，又可通過網絡實現信息的傳送和共享，因而靈活性強、易擴展；缺點是文件服務器的能力有限，僅提供對數據的共享訪問和文件管理，沒有協同處理能力，導致網絡通信負荷重，系統維護起來較為困難。
3) 分布式結構
分布式結構由微機、工作站充當客戶機，用一臺或分散在不同地點的多臺微機、工作站、小型機或大中型機充當服務器，再用總線結構的網絡把客戶機和服務器連接起來。它具有任務分布合理、資源利用率高、擴展性好、維護方便、可靠性高等優點。隨著互聯網技術等的發展，又出現了瀏覽器/服務器模式(B/S)。分布式與分散—集中式結構的區別在于，分布式結構客戶機承擔每個用戶專有的外圍應用功能，負責處理用戶的應用程序。而服務器承擔數據庫系統的數據服務功能，負責執行數據庫管理軟件。這樣，兩種設備功能明確，可以高度優化系統的功能。數據庫服務器處理客戶的請求，然后只返回結果。這就大大減輕了網絡的負擔，可有效避免網絡堵塞。
3．信息系統與管理
管理需要信息，同時也需要信息系統的支持。有效的管理要求對與組織活動及其環境狀況有關的信息進行全面的收集、正確的處理和及時的利用。
隨著科學技術的發展，生產社會化程度不斷提高，企業組織規模進一步擴大，使得管理變得越來越復雜，需要的信息量大，時間性強。現代管理方法的運用，需要數學模型的支持，而這涉及大量的計算工作。很顯然，傳統的手工系統已無法應對現代管理對信息的需要，基于計算機的信息系統處理速度快、存儲量大等特點，其正發揮越來越大的作用。它能把來自組織活動過程中的巨大信息流收集、組織和控制起來，經過處理、分析，提供各管理層所需的管理和決策信息。信息系統的完善程度已成為衡量現代企業管理水平的一個重要標志。
管理過程包括計劃、組織、決策和控制人員與活動。不同的管理層為完成這些任務所擔負的職責也不一樣，高層管理者負責確立整個組織的目標群，中層管理者組織和控制企業的資源來達到這些目標，而低層管理者則監督管理日常的業務活動。三個層次上的管理者對信息的需求并不完全相同，低層管理者需要日常業務的反饋信息——作業級信息，中層管理者需要能使他們有效地分配資源來達到組織目標的信息——戰術級信息，高層管理者使用內部和外部(主要是外部)的信息——戰略級信息來尋找新的商機并建立組織的目標。作業級、戰術級、戰略級的信息需要專門的信息系統支持。
1) 作業級的信息系統
作業級的信息系統是供低層管理人員使用的系統，它支持日常的業務處理。系統通過計算機輸入原始數據信息，如采購單信息、客戶訂單信息、職工考勤信息等，存儲在存儲器中，并對數據以批處理或實時的方式進行累加和分析，提供反映組織業務現狀的信息，如應收和應付款信息、庫存信息、工資信息等。該層次的信息系統的特點是處理的數據量大、精確度高，輸入數據和輸出信息均經過仔細校驗；反映的是組織已發生的業務信息，即歷史信息；系統的數據全部來自組織內部；輸入數據和輸出信息的形式及格式都是高度結構化的；信息非常詳細，反映每筆(每日、每周或每月等)的業務信息；提供查詢功能。
2) 戰術級的信息系統
戰術級的信息系統是供中層管理人員使用的系統。本層系統主要是對業務信息進行概括、集中、比較和分析，為中層管理人員監督和控制業務活動、有效地分配資源提供所需的信息。作業系統的輸入信息是戰術系統的數據來源，因此，戰術級的信息系統必須建立在作業級的信息系統基礎之上。戰術級的信息系統會產生預測類信息，通過預測未來事件防止問題的出現。如系統被用來預測收入和企業活動，確定資金的最佳來源和用途；系統支持計劃的職能，通過收集歷史數據和當前數據，分析和研究變化的趨勢和預測未來，選擇合適的計劃模型，進行反復試算，產生各種計劃方案，供管理者決策；系統通過進行各種定額、計劃指標信息與當前企業實際運營信息的比較，產生各種反饋信息和警示信息，幫助管理人員的管理控制和決策活動，幫助人們決定何時何地采取行動。如反饋信息表明某種存貨的庫存水平正在不斷下降，那么，管理者就可以利用它來決定訂購更多的該種存貨。戰術級的信息系統產生一系列報表報告，一般有定期報告、總結性報告、比較報告、例外報告等。定期報告是按照預先確定的時間間隔產生的報告，可以是每天、每周、每月、每年等；總結性報告是指那些以某種方法匯總信息的報告，如按銷售人員匯總的銷售情況，按產品種類匯總的次品返修情況等；比較報告顯示兩個或更多相似的信息集，以闡明它們彼此的關系，如產量與成本的關系；例外報告主要提供異常情況的信息，如導致應收賬款迅速增加的欠款對象的評估信息等。
3) 戰略級的信息系統
戰略級的信息系統提供輔助高層管理人員制定企業長期策略的信息。戰略系統與戰術系統的區別通常并不明確，因為這兩類系統可能使用某些相同的數據。例如，如果當中層管理者利用預測和計劃信息來分配資源以達到最佳的組織目標時，該預測和計劃類信息就是戰術級的信息；而當該類信息被高層管理人員用來制訂企業長期活動計劃時，就是戰略級的信息。戰略級的信息系統的特點主要有：①隨機性。即戰略級信息的產生在多數情況下具有時間不確定性，是隨機產生的或者根據臨時決策需要產生的。②預測性。由于企業長期計劃決策通常會對未來一段時期(3～5年)產生影響，因此，戰略級信息系統的信息不僅能描述過去的事件，更要能預測未來發生的事件。例如，未來經濟狀況的預測、產品市場狀況的預測等。③概要性。戰略級信息是關系企業未來長遠發展的信息，而影響企業未來發展的因素較多，十分復雜，因此，該類信息并不要求十分精確，通常是概括性的。④數據來源外部性。大部分戰略級信息的主要數據來源于企業外部環境。⑤非結構化。戰略級信息系統的輸入數據通常是非結構化的。例如，對未來市場銷售趨勢預測可能會用到從偶然談話中得知的信息，如批發商、銷售人員和市場分析員的觀點。
從廣義的角度看，管理信息系統是一種集業務數據處理、管理和決策為一體的立足整個企業管理的信息系統，它集作業級、戰術級、戰略級信息系統的功能于一體，通過管理信息系統能夠輔助企業的低、中、高層管理的作業級、戰術級和戰略級的活動。
1.2 管理信息系統基本概述
20世紀60年代，美國經營管理協會及其事業部第一次提出了建立管理信息系統的設想，企圖在企業內建立一個全面管理的信息系統。當時由于計算機軟硬件技術水平的限制和開發方法的落后，并沒有取得明顯效果。20世紀70年代后，隨著科學技術特別是計算機等信息技術的迅速發展，以及經濟管理模型得到一定的實際應用，管理信息系統得到了較大發展，并逐漸發展成一門新的學科。
1.2.1 管理信息系統的定義、特點和分類
1．管理信息系統的定義
信息技術的飛速發展及管理需求的不斷變化，使得管理信息系統(Management Information Systems，MIS)被廣泛應用于人們工作、生活的各個方面及當今社會的各個領域。隨著社會分工的日益精細，管理信息系統的專業化程度也不斷得以提高。比如，生活中常用的“銀行個人賬戶管理系統”“超市POS系統”“醫院管理信息系統”“物業管理系統”，學生在校學習時用到的“學籍管理系統”“學生成績查詢系統”“圖書館圖書借閱系統”，工作中必然用到的“辦公自動化系統”“財務管理系統”“物流管理系統”等，數不勝數。
不同時期的研究者從不同角度對管理信息系統做了不同的定義，現將國內外提出的幾種典型定義簡要介紹如下。
(1) 1985年管理信息系統創始人、明尼蘇達大學教授高登·戴維斯(GordonB.Davis)提出的定義：“管理信息系統是一個利用計算機硬件和軟件，手工作業，分析、計劃、控制和決策模型，以及數據庫的用戶—機器系統。它能提供信息，支持企業或組織的運行、管理和決策。”
(2) 美國著名學者勞頓夫婦(Kenneth C.Laudon，Jane P.Laudon)在2002年出版的《管理信息系統》一書中給出的定義：“管理信息系統在信息系統技術上可定義為互聯部件的一個集合，它收集、處理、儲存和分配信息以支持組織的決策和控制。由管理的觀點，一個信息系統是一個基于信息技術的，針對環境給予的挑戰的組織和管理的解答。”
(3) 在中國“管理信息系統”一詞出現于20世紀70年代末80年代初，根據中國的情況，許多早期從事管理信息系統工作的學者給管理信息系統下了一個定義，登載于《中國企業管理百科全書》上，即“管理信息系統是一個由人、計算機等組成的，能進行信息的收集、傳遞、儲存、加工、維護和使用的系統。管理信息系統能實測企業的各種運行情況；利用過去的數據預測未來；從企業全局出發輔助企業進行決策；利用信息控制企業的行為；幫助企業實現其規劃目標。”
(4) 由朱镕基主編的《管理現代化》一書中給出的定義：“管理信息系統是一個由人、機械(計算機等)組成的系統，它從全局出發輔助企業進行決策，它利用過去的數據預測未來，它實測企業的各種功能情況，它利用信息控制企業行為，以期達到企業的長遠目標。”
(5) “管理信息系統是一個以人為主導，利用計算機硬件、軟件、網絡通信設備以及其他辦公設備，進行信息的收集、傳輸、加工、存儲、更新和維護，以企業戰略競優，提高效益和效率為目的，支持企業高層決策、中層控制、基層運作的集成化的人機系統。”這是復旦大學薛華成教授的總結。
第五個定義目前在國內高校使用較為普遍，故本書采用此定義。該定義清晰地說明了管理信息系統的組成、信息的處理過程以及管理信息系統的目標，即為企業提供高(決策層)、中(管理層)、低(運行層)三個層次的管理活動支持；同時也體現了一個成功的管理信息系統應有可靠的硬件、實用的軟件和強有力的現代化管理水平。
2．管理信息系統的特點
管理信息系統不僅具有一般系統的特征，而且具有其本身的特點，主要表現在以下幾個方面。
1) 面向管理決策
管理信息系統是信息系統在管理領域應用發展起來的為管理決策服務的信息系統。它是繼管理學的思想方法、管理與決策的行為理論之后的一個重要發展，其必須能夠根據管理的需要，及時提供所需要的信息，幫助決策者做出決策。
2) 綜合性
從廣義上說，管理信息系統是一個對組織乃至整個供應鏈進行全面管理的綜合系統。一個組織在建設管理信息系統時，可根據需要逐步應用個別領域的子系統，然后進行綜合，最終達到應用管理信息系統進行綜合管理的目標。管理信息系統綜合的意義在于產生更高層次的管理信息，為管理決策服務。
3) 人機系統
計算機技術是管理信息系統的一個重要組成部分，但絕不是全部。管理涉及的主要因素是人，人是決策的主體，而計算機是輔助決策的工具。因此，管理信息系統是一個人機結合的系統。在管理信息系統中，各級管理人員既是系統的使用者，又是系統的組成部分。在管理信息系統的開發過程中，要根據這一特點，正確界定人和計算機在系統中的地位和作用，充分發揮人和計算機各自的長處，使系統的整體性能達到最優。
4) 與現代管理方法和手段相結合
管理信息系統應與先進的管理方法和手段相結合，而非單純地改進技術。如果只是簡單地采用計算機技術提高處理速度，而不采用先進的管理方法，那么管理信息系統的應用僅僅是用計算機系統仿真手工管理系統，充其量只是減輕了管理人員的勞動，其真正發揮的作用十分有限。因此，在開發管理信息系統時，必須融入現代化的管理思想與方法。
5) 多學科交叉的邊緣學科
管理信息系統是一門綜合了管理科學、系統科學、計算機科學、應用數學、運籌學、統計學和現代通信技術等學科的研究成果而形成的一門綜合性的邊緣學科，是這些學科思想、方法和技術的綜合應用。管理者或經營者需要通過廣泛學習與利用其他學科的研究成果，用系統的觀點、數學的方法和計算機的應用解決管理中的實際問題。
3．管理信息系統的分類
管理信息系統是一個廣泛的概念，至今尚無統一的分類方法。為了加深對管理信息系統的理解，從以下兩方面對其加以分類。
1) 按組織的職能劃分
從組織的職能角度劃分，一般企業或組織均有市場、生產或服務、財務、人力資源四大職能，不同的職能有不同的應用系統，組織中的管理信息系統按職能劃分為市場管理信息系統、生產或服務管理信息系統、財務管理信息系統、人力資源管理信息系統等不同的職能系統。
2) 按服務的組織對象劃分
從服務的組織對象上，不同的系統服務于不同的組織，具有不同的功能，可分為國家經濟管理信息系統、企業管理信息系統、事務型管理信息系統、行政機關辦公型管理信息系統、專業型管理信息系統等。
1.2.2 管理信息系統的功能
管理信息系統首先是一個信息處理系統，其次是一個為管理者實現管理職能提供支持的系統。管理的基本職能包括計劃、組織、領導和控制。因此，管理信息系統主要有以下功能。
1．信息處理
信息處理即對內源和外源數據進行收集、輸入、傳輸、存儲、加工處理、輸出、管理和維護的系統。這是管理信息系統的首要任務和最基本功能。
2．預測功能
預測是管理計劃和管理決策的前提。所謂預測功能，是指它能根據歷史數據，運用數學方法、管理方法和統計預測模型等對未來可能發生的結果進行預測的工作。
3．計劃功能
計劃功能是指對各種具體工作進行科學合理的安排，并以文字和指標等形式為管理者提供所需的計劃報告，如物資供應計劃、生產計劃、產品銷售計劃、利潤計劃等。通過制訂計劃，監督企業經營活動中的各項工作按時完成。
4．控制功能
控制功能是指通過對實際情況的監測、檢查和分析，并將實際情況與有關標準進行比較，衡量差異和分析差異，輔助管理者及時采取各種方法施加控制。根據時機、目的的不同，控制可分為事前控制、事中控制和事后控制。
5．輔助決策功能
決策是企業管理的核心，決策功能是指管理信息系統能根據有關決策問題，運用數學模型，推導出問題的最優解，從而輔助管理者進行科學決策。
1.2.3 管理信息系統的結構
管理信息系統作為一個系統必然有一定的結構，其結構是指各部件的組成框架，對部件的不同理解就構成了不同的結構方式。下面我們從不同的角度來觀察MIS的結構形式。
1．管理信息系統的概念結構
從概念上看，MIS由四大部件組成，即信息源、信息處理器、信息用戶和信息管理者，信息源是MIS的數據來源，它是信息的產生地；信息處理器則負責信息的傳輸、加工、存儲，為各類管理人員即信息用戶提供信息服務；信息用戶是企業的各級管理人員，利用MIS提供的各種信息輔助決策；信息管理者負責系統的分析、設計、實施、運行及管理。MIS的概念結構如圖A1.4所示。
圖A1.4 MIS的概念結構
2．管理信息系統的層次結構
組織的信息系統按服務的管理層次劃分為作業級、戰術級和戰略級。而一般管理按職能劃分為市場、生產或服務、財務、人力資源等，處于作業級的信息處理量最大，戰略級的較小，橫向劃分和縱向劃分的結合組成了MIS縱橫交織的金字塔層次結構，如圖A1.5所示。
圖A1.5 MIS金字塔層次結構
3．管理信息系統的功能結構
從用戶的角度來看，管理信息系統應該有支持整個組織在不同層次的各種功能，這些具有不同功能的部分(子系統)是一個有機的整體，構成了系統的功能結構(見圖A1.6 )。
圖A1.6 MIS的功能結構
1) 市場銷售子系統
市場銷售子系統包含銷售和推銷以及售后服務的全部活動，事務處理主要是銷售訂單、廣告推銷等的處理。在運行控制方面，銷售子系統包括雇用和培訓銷售人員，銷售或推銷的日常調度，以及按區域、產品、顧客的銷售量定期分析等。銷售子系統在管理控制方面，涉及總成果與市場計劃的比較，它涉及的信息有顧客、競爭者、競爭產品和銷售力量要求等。在戰略計劃方面銷售子系統包含新市場的開拓及戰略，要用到客戶分析、競爭者分析、客戶調查等信息，以及收入預測、產品預測、技術預測等信息。
2) 生產管理子系統
生產管理子系統的功能包括產品的設計、生產設備計劃、生產設備的調度和運行、生產人員的雇用與訓練、質量控制和檢查等。在生產管理子系統中，典型的事務處理是生產指令、裝配單、成品單、廢品單和工時單等的處理。作業控制要求將實際進度和計劃相比較，找出其中的薄弱環節。管理控制方面包括進行總調度，單位成本和單位工時消耗的計劃比較。戰略計劃則要考慮加工方法和自動化的方法。
3) 物資供應子系統
物資供應子系統包括采購、收貨、庫存管理和發放等管理活動。事務處理主要包括庫存水平報告、庫存缺貨報告、庫存積壓報告等。管理控制包括計劃庫存與實際庫存水平的比較、采購成本、庫存缺貨分析、庫存周轉率分析等。戰略計劃包括新的物資供應戰略，對供應商的新政策以及“自制與外購”的比較分析，新技術信息、分配方案等。
4) 人力資源管理子系統
人力資源管理子系統包括人員的雇用、培訓、考核、工資和解聘等。事務處理主要產生有關雇用需求、工作崗位責任、培訓計劃、職員基本情況、工資變化、工作小時和終止聘用的文件及說明。作業控制要完成聘用、培訓、終止聘用、工資調整和發放津貼等。管理控制主要包括進行實際情況與計劃比較，產生各種報告和分析結果，說明雇工職員數量、招聘費用、技術構成、培訓費用、支付工資和工資率的分配和計劃要求符合的情況。戰略計劃包括雇用戰略和方案評價，職工培訓方式、就業制度、地區工資率的變化及聘用留用人員的分析等。
5) 財務會計子系統
財務和會計既有區別，又密切相關。財務的職責是在盡可能低的成本下，保證企業的資金運轉。會計的主要工作則是進行財務數據分類、匯總，編制財務報表，制定預算和成本數據的分類和分析。與財務會計有關的事務處理包括處理賒賬申請、銷售單據、支票、收款憑證、付款憑證、日記賬、分類賬等。財會的作業控制需要每日差錯報告和例外報告，處理延遲記錄及未處理的業務報告等。財會的管理控制包括預算和成本數據的比較分析。財會的戰略計劃關心的是財務的長遠計劃，減少稅收影響的長期稅務會計政策以及成本會計和預算系統的計劃等。
6) 信息管理子系統
信息管理子系統的作用是保證其他功能有必要的信息資源和信息服務。事務處理有工作請求，收集數據、校正或變更數據和程序的請求，軟硬件情況的報告以及規劃和設計建議等。作業控制包括日常任務調度、統計差錯率和設備故障信息等。管理控制包括計劃和實際的比較，如設備費用、程序員情況、項目的進度和計劃的比較等。戰略計劃包括整個信息系統計劃、硬件和軟件的總體結構、功能組織分散還是集中等。
7) 高層管理子系統
高層管理子系統為組織高層領導服務。該系統的事務處理活動主要是信息查詢、決策咨詢、處理文件、向組織其他部門發送指令等。作業控制內容包括會議安排計劃、控制文件、聯系記錄等。管理控制要求各功能子系統執行計劃的當前綜合報告情況。戰略計劃要求廣泛的、綜合的外部信息和內部信息。這里可能包括特別數據檢索和分析，以及決策支持系統，它所需要的外部信息可能包括競爭者信息、區域經濟指數、顧客喜好、提供的服務水平等。
4．管理信息系統的軟件結構
管理信息系統是以計算機為手段、利用網絡設施和軟件協同作用完成一定目標的系統。管理信息系統的軟件可分為系統軟件和應用軟件兩種，其中，應用軟件從結構和功能來看，與企業的各種管理職能相互對應。軟件在管理信息系統中的組織或聯系，我們稱之為管理信息系統的軟件結構。
管理信息系統開發與應用中用到的軟件有：操作系統、數據庫管理系統、程序設計語言、網絡軟件，項目管理軟件、應用軟件以及其他工具軟件等。工具軟件是保證管理信息系統正常或加速開發、正常或加強維護的手段，如殺毒軟件、壓縮工具軟件、輔助開發工具軟件、網絡管理軟件等。管理信息系統的軟件結構如圖A1.7所示。
圖A1.7 MIS的軟件結構
圖A1.7反映了企業管理信息系統軟件的一般構成方式，圖中的橫向某一行表示管理的某一個層次；縱向某一列表示系統的某一個功能，每一個方塊表示一段程序或文件。隨著用戶需求變化的不同，可以在此軟件結構中增加、減少或抽取其中的一部分進行開發與應用。為了實現信息共享，整個系統應在操作系統、數據庫管理系統等系統軟件的支持下，建立公共的數據庫，并在此基礎上開發能支持不同的管理層次和管理職能的信息子系統。子系統還可以調用一些公用的應用子程序、決策模型庫、方法庫等。
從管理信息系統的功能結構和軟件結構可以看出，管理信息系統是信息技術和管理科學相結合的產物，因此，管理信息系統的工作人員，不僅要有信息技術知識，還要有管理知識。
5．管理信息系統的硬件結構
管理信息系統的硬件結構是指硬件組成及其連接方式。硬件結構所要關心的首要問題是用微型計算機網還是用小型機及終端結構。終端結構是由一臺主機通過通信控制器和許多終端及各種外部設備相連的一種結構。網絡結構是通過計算機網絡把不同地點的計算機和外設相連，又分一般分布式和客戶—服務器模式。管理者還應關心硬件結構中硬件的能力，例如有無實時、分時或批處理的能力等。
6．管理信息系統的三維總體結構
管理信息系統的三維總體結構是我國的系統工程與管理科學專家王眾托教授在1994年出版的《計算機在經營管理中的應用——新系統構成》一書中提出了企業信息系統的總體結構——“企業集成信息系統”(Enterprise Integrated InformationSystem，EIIS)，下面是一個三維系統模型結構(見圖A1.8)。
圖A1.8 MIS三維系統模型結構
第一維是管理與運行層次，包括戰略管理層、戰術管理層、運行管理層和業務運行層，自上而下共分四個層次。
第二維是職能部門的劃分，例如生產部門、市場營銷部門、財務部門、人事部門、技術部門等，這些部門的最上層領導是統一的。
第三維是信息的處理功能，有四個層次：數據處理，包括數據的采集、整理、處理和存儲，是最接近生產現場、業務活動和外界環境的；信息形成，利用數據處理結果，經過匯總、分析，形成有價值的信息；問題分析，對比原定目標、計劃與任務，對生產、銷售業務活動現狀進行分析，發現問題，分析方案，進行評價選擇；統籌規劃，制定企業長遠發展目標、戰略措施、宏觀和長遠計劃。
三維模型各塊之間的信息流很復雜，運行管理層、戰術管理層到戰略管理層，自下而上的信息流較多，自上而下的控制指揮信息流較少；各管理部門之間的信息流(如生產部門與市場營銷部門、技術部門)較多；此外，各層、各部門都有來自外界或與外界交換的信息。
1.2.4 管理信息系統的生命周期
任何事物都有產生、發展、成熟、消亡(更新)的過程，管理信息系統也不例外。管理信息系統在使用過程中隨著其自下而上環境的變化，需要不斷進行維護和修改，當它不再適應環境的時候就要被淘汰，新的系統則取代舊系統投入運行，周而復始，循環往復。其中的每個循環周期稱為MIS的生命周期，也就是從開始規劃，到開發、使用和維護，再到最后退休的全過程，如圖A1.9所示。
由圖A1.9可知，管理信息系統的生命周期分為系統規劃，系統分析，系統設計，系統實施，系統運行、維護與評價幾個階段。
圖A1.9 MIS生命周期
1．系統規劃
簡單地說，系統規劃是決策者、管理者和開發者共同制定并共同遵守的MIS建設綱領，一個優秀的總體規劃有助于促進系統開發的順利進行。本階段的任務首先是對企業的環境、目標、現行系統狀況、管理業務現狀與資源條件進行初步調查，然后根據企業的目標和發展戰略，確定新的系統戰略目標，再進行可行性論證，論證通過后最后在調查分析企業信息需求的基礎上，提供系統的總體結構方案，并安排項目開發計劃與進度。本階段的目的就是不斷明確系統“做不做”的問題。
2．系統分析
系統分析階段是整個MIS建設的關鍵階段，是一個反復調查、分析和綜合的過程。本階段的任務是對現行系統進行詳細調查，描述現行系統的業務流程和數據流程，指出現行系統存在的問題和不足，并提出改進意見，確定新系統的業務流程和數據流程，提出新系統的邏輯方案，編制系統說明書。本階段的目的是解決系統“做什么”的問題。
3．系統設計
系統設計階段的主要任務是在系統分析提出的邏輯模型的基礎上設計新系統的物理模型，它分為總體設計和詳細設計兩個階段。總體設計階段的主要任務是進行系統的流程圖設計、功能結構圖設計和模塊功能設計等；詳細設計階段的主要任務包括編碼方案的設計、系統物理配置方案設計、數據存儲設計、輸入輸出設計、處理過程設計等。本階段的技術文檔是系統設計說明書。本階段的目的是解決系統“怎么做”的問題。
4．系統實施
系統實施階段的主要任務是將系統設計階段所提出的系統的物理方案付諸實施。該階段的內容包括設備的購買、安裝與調試，程序設計與調試，人員培訓，數據準備，系統測試與轉換等。實施階段的任務多且復雜，必須精心安排、合理組織。要制訂周密的計劃，確定系統實施各階段的進度和費用，以保證系統實施工作的順利進行。簡單地說，系統實施就是要“具體做”。
5．系統運行、維護與評價
該階段的主要任務是負責系統投入正常運行后的管理、維護和評價工作。系統投入運行后，為了保證系統正常發揮作用，需要加強系統的日常管理和維護，制定相關制度，評價系統的運行情況。簡單地說，系統評價就是要問“做得怎么樣”。
1.2.5 管理信息系統的演進
管理信息系統應用的歷史可以追溯到電子計算機出現之前。自工業社會誕生以來，人們就開始進行機械化信息處理。19世紀末，人們發明了穿孔卡片機，使用卡片機每分鐘可以處理200張卡片。以后英國的巴貝基等人曾嘗試過研制機械式計算機，20世紀30年代，在電子計算機出現之前，西方的一些公司已經開始使用光電穿孔的方法處理工資。但管理信息系統真正得到應用、發展和普及則以電子計算機的出現為標志。
在電子計算機出現以后，管理信息系統的發展經歷了以下幾個階段。
1．產生與探索階段(20世紀50年代中后期至60年代末)
1946年計算機誕生以后，由于它在數據處理方面的巨大潛力，人們開始嘗試使用計 算機處理企業管理中的數據。當時主要用計算機代替手工勞動，從事一些具有重復性、數據量龐大的工作，如統計產量、計算工資等。1960年以后出現的數據更新系統也屬于這種性質。例如，美國Share航空預約訂票系統可掌握1008個預約點、76 000個座位和27 000個飛行記錄。由于這種系統不能報告當時的售票速度和何時才能把票售完，沒有預測和控制功能，所以還不能說是管理信息系統。
與此類似，當時還出現了諸如統計系統、狀態報告系統、記賬系統、數據統計系統等很多具體的應用類型。國外將其稱為電子數據處理系統(Electronic Data Processing System，EDPS)或事務處理系統(TransactionProcessing System，TPS)階段。
2．普及與發展階段(20世紀70年代初至80年代末)
20世紀70年代，計算機在數據處理方面的應用極大地推動了信息產業的發展，對信息系統的研究開始形成獨特的理論。美國學者高登·戴維斯(Gordon B. Davis)等人在明尼蘇達大學管理學院首先設置了管理信息系統學科，開始了對管理信息系統領域的深入研究。學者們發現：計算機不僅可以應用在數據處理方面，而且應當為企業提供管理方面的全面信息，支持企業各級管理者的工作。管理信息系統、管理報告系統以及信息管理系統是當時具有代表性的系統。
與此同時，人們充分利用計算機日益強大的處理功能，開發出了支持管理中的半結構化或非結構化決策問題的決策支持系統。決策支持系統利用數據庫、模型庫和友好的人—機對話方式幫助決策者做出決策。20世紀80年代中期，專家系統、自然語言處理等一系列人工智能的研究成果也推動了管理信息系統的理論和實踐的發展。在企業管理領域出現的戰略信息系統和支持高層管理人員決策的高層主管信息系統都是以支持決策為主要任務的信息系統。
3．綜合發展階段(20世紀90年代至今)
隨著時代的進步，到了 20世紀90年代，人們開始把與計算機相關的技術稱為信息技術，信息技術在企業管理中的作用越來越重要。人們利用信息技術也就是計算機技術、網絡傳輸技術、多媒體信息處理技術、人工智能處理技術、數據庫技術以及運籌學、數學等方法進行功能集成，研制出了一系列新的系統，如智能決策支持系統、群體決策支持系統、電子商務系統、計算機集成制造系統等。這些系統的應用無不與企業(組織)的管理與運行緊密結合，能夠迅速地為企業提供決策信息，成為企業結構中一個重要的、不可或缺的組成部分，為企業目標的實現提供了有力的支持。
1.3 管理信息系統的開發
1.3.1 管理信息系統的開發方法
管理信息系統的開發是一項復雜的系統工程。它涉及計算機處理技術、系統理論、組織結構、管理功能、管理知識、信息安全以及工程方法等各個方面的問題。多學科性和綜合性，決定了MIS的開發具有長期性、復雜性和風險性，需要有科學的方法論作為指導。實踐表明，MIS開發的效率、質量和成本的滿意程度，在很大程度上取決于是否有科學合理的方法來指導開發過程。在 MIS的長期開發實踐中，已經出現了眾多的開發方法和開發工具。下面簡單介紹幾種常用的開發方法(詳細介紹在下篇單元1)。
1．結構化方法
結構化方法強調系統開發過程的整體性，把開發和運行過程劃分為五個階段，強調階段的完整性和先后順序，以正確、完整、一致的文檔資料作為本階段驗收的依據和結束的標志，并作為下一階段開發的主要依據。這種開發方法使管理信息系統的建設有了明確、嚴格的標準，是一種規范化的、成熟的方法。
但結構化方法也存在許多問題：在開發初期，用戶缺乏計算機與信息系統方面的知識，開發者缺乏用戶方的業務知識，雙方對需求理解容易產生分歧，很難協調一致地工作；開發工具落后，致使開發周期過長，難以適應環境的變化；開發者對用戶的需求變化不能做出迅速反應。
2．原型法
作為一種開發方法，原型法通過快速構建原型系統改善了與用戶的溝通、提高了開發效率，但在實際應用時，存在一定的局限性。
(1) 比較適于開發交互式系統，因為交互式系統內部聯系密切；不適于批處理等基于大量算法的系統的開發。
(2) 比較適合難以確定系統的詳細要求，但又積極準備參與新系統開發的用戶。
(3) 不適于大型信息系統的開發，因為通常大型系統的層次較多、相互關系較為復雜，如果不經過系統分析而直接用原型來模擬，結果只能是系統整體凌亂無序。
(4) 對于原基礎管理不善、信息處理過程混亂的問題，使用原型法有一定的困難。這是由于工作過程不清，構造原型有困難；基礎管理不到位，信息化處理就沒有方法依據。
3．面向對象方法
面向對象方法以對象為基礎，利用強大的軟件工具完成從對象實體的描述到軟件結構的轉換，解決了傳統的結構化方法中客觀世界描述工具與軟件結構不一致的問題，縮短了開發周期。但是，面向對象方法需要功能強大的軟件支持環境才可以應用。另外，對于大型的復雜信息系統的開發，如果不經過自頂向下的整體劃分，一開始就采用自底向上的面向對象開發方法，會出現系統結構不合理、各部分關系失調等問題。
4．CASE方法
CASE方法雖然被稱為是一種除系統調查外全面支持系統開發過程的方法，但從其本身的含義來說，CASE是一套方法和工具，通過一系列集成化的軟件工具、技術和方法，實現分析、設計與程序開發、維護的自動化，提高軟件開發的效率和軟件的質量，最終實現軟件系統開發的全面自動化。CASE的主要目標是簡化系統開發工作、加快系統開發過程、提高并充分利用軟件的可重用性，使開發人員把精力集中在創造性的工作中。
綜上所述，盡管結構化方法存在這樣或那樣的問題，但它是目前唯一規范、成熟的系統開發方法，其標準涵蓋了系統的規劃、分析、設計、實施以及系統運行和維護等全部過程。原型法由于本身的應用局限和特點使得其只能是一種輔助方法、非主流方法。面向對象方法越來越熱，已成為一種目前普遍采用的方法。面向對象系統在系統調查和抽象方面的表現仍不盡如人意，但在系統設計與系統實施、軟件的可重用性等方面表現突出。CASE方法是通過比較完善的技術，為使用不同開發方法的系統開發人員提供的一組優化、集成且能節省人力的系統開發工具，它著眼于系統開發過程各環節的自動化。
需要注意的是，上述各種方法不是相互對立、相互排斥的，它們可以混合使用。無論以哪種方法作為主體、哪種方法作為補充，都應該按照管理信息系統的生命周期分階段進行，必須首先進行系統規劃、系統分析，然后才能進行系統的設計與實施。只有充分了解用戶的需求和系統建設的目標，才能滿足科學管理的要求，實現管理信息系統建設的目標。
1.3.2 管理信息系統的開發方式
管理信息系統的開發方式一般有四種：自行開發、委托開發、聯合開發和購買現成軟件包。具體選擇哪種開發方式，企業組織應根據其資源情況、技術力量、外部環境等因素決定。無論采用哪種開發方式，都需要單位領導和業務人員參加決策。
1．自行開發
自行開發是由用戶依靠自己的力量獨立完成系統開發的各項任務。通過自行開發可以得到適合本單位需要的、滿意的系統。這就要求企業本身具有一定的技術能力。這種開發方式的優點是在系統開發過程中還可以培養自己的技術力量，缺點是開發周期往往較長。自行開發需要強有力的領導，有足夠的技術力量支持，需進行一定的調研和咨詢。這種開發方式難以擺脫本企業習慣的管理方式的影響，不利于開發一個高水平的信息系統。
自行開發方式適合具備較專業的系統規劃、分析、設計、開發和維護人員的組織，如大學、研究所、高科技公司等單位。
2．委托開發
委托開發是委托外部專門提供信息系統建立和維護的公司進行本單位管理信息系統開發工作的一種方式。這種方式從用戶角度來看最為簡便，但在開發過程中，企業必須配備精通業務的管理人員參與開發方案的研究，經常檢查和督促以控制工作的進展，保證工作的質量。采用這種開發方式一般費用較高，系統維護比較困難。
委托開發方式適合企業方沒有管理信息系統分析、設計及軟件開發人員，或企業方開發隊伍力量較弱但資金較為充足的單位。開發過程中需要雙方及時溝通，進行協調和檢查。
3．聯合開發
聯合開發是由企業和有豐富開發經驗的機構或專業開發人員共同完成開發任務的一種方式。開發過程中合作雙方要注意加強精密協作和配合，雙方共享開發成果，實際上是一種半委托性質的開發工作。這要求企業方需具備熟悉業務并且有一定技術開發能力的人才。這種方式對于企業培養自己的技術力量最為有利，系統維護也比較方便。但同時也存在費用高、軟件應變能力較弱的缺點。
聯合開發方式適合于企業內部有一定的管理信息系統分析、設計及軟件開發人員，但開發隊伍力量較弱，希望通過管理信息系統的開發，建立、完善和提高自己的技術隊伍的單位。
4．購買現成軟件包
企業根據自身需求有目的地購買市場上相對成熟的現成軟件包。所謂現成軟件包是指預先編制好的、能完成一定功能的、供出售或出租的成套軟件系統。這種方式是利用現成的軟件包開發管理信息系統，可購買現成的應用軟件包或開發平臺，如財務管理系統、小型企業管理信息系統、供銷存管理信息系統等。其優點是能縮短開發時間，節省開發費用，系統可以得到較好的維護；缺點是通用軟件的專用性比較差，難以滿足特殊要求，需要具備一定的技術力量，根據使用者的要求做好軟件的改善、編制必要的接口等二次開發的工作。
購買現成軟件包適合于功能單一的小系統開發，不太適用于規劃較大、功能復雜、需求量不確定性程度較高的系統開發。
表A1.1從對企業方分析設計能力的要求、對企業方編程能力的要求、系統維護上的困難程度和對開發費用的需求四個方面對自行開發、委托開發、聯合開發及購買現成軟件包這四種開發方式進行了比較。
表A1.1 管理信息系統四種開發方式的比較
比較項目 | 開發方式 |
自行開發 | 委托開發 | 聯合開發 | 購買現成軟件包 |
對企業方分析設計能力的要求 | 較高 | 一般 | 逐步培養 | 較低 |
對企業方編程能力的要求 | 較高 | 不需要 | 需要 | 較低 |
系統維護上的困難程度 | 容易 | 較困難 | 較容易 | 困難 |
對開發費用的需求 | 少 | 多 | 較多 | 較少 |
1.3.3 管理信息系統的開發原則
管理信息系統是一個涉及多學科、多領域的復雜系統，為了保證管理信息系統開發成功，必須采用工程化的系統開發方法，并研究出一些符合工程化標準的開發方法。管理信息系統開發的原則主要有以下幾個。
1．一把手原則
管理信息系統的開發是一項復雜的系統工程，不僅是一個技術系統，更是一個管理系統，往往涉及新的管理思想、管理方法和管理體制的推行。如對生產過程中某些業務流程要進行重組；系統開發需要有一定規模的資金投入，并具有一定風險，時間較長；需要經常協調各部門之間在建設過程中出現的問題等。這一切只有企業高層領導才能解決，所以，企業高層領導尤其是一把手出面參與系統建設并親自領導、協調項目管理工作及各方面關系，是管理信息系統開發成功的首要條件。
2．用戶參與原則
管理信息系統是為各級管理人員服務的，是為了滿足他們在管理活動中的信息需求。由于系統本身和系統建設的復雜性，用戶的需求不容易一次就表達清楚，在系統建設過程中，隨著開發過程的深入，用戶對系統需求的表達和開發人員對用戶需求的了解會逐漸明確、深入和具體。同時，用戶參與系統的開發，促進了用戶對系統功能、結構和運行規律的了解，這樣有利于系統開發工作結束后系統運行的管理工作。而用戶與系統建設工作脫節，往往是造成管理信息系統建設工作失敗的原因之一。
3．開發性原則
管理信息系統是一個支持管理、輔助決策的系統，隨著企業外部環境和內部環境的變化，管理模式和水平也在不斷發生變化，管理信息系統的功能要能適應這種變化才能更好地支持組織的管理活動。另外，管理信息系統是以計算機技術為手段的系統，當今計算機軟、硬件技術和網絡通信技術日新月異，管理信息系統必須具有一定的開放性，能隨計算機技術的不斷發展而發展，具有頑強的生命力，滿足現代化管理發展、變化的需求。
4．整體優化原則
作為一個系統，管理信息系統應堅持系統的整體性原則，也就是系統的功能目標要一致。為了達到組織管理的整體效益最佳，使各系統能充分發揮各自的功能，應進行統一規劃，協調和控制各子系統的關系，尋求系統的整體優化，堅持按照局部服從整體的原則來構造系統。
管理信息系統內部諸要素之間是相互作用的，同時各要素和它們之間的這種相互作用是隨時間變化的，因此必須把管理信息系統視為動態系統，在動態中協調各要素之間以及要素與整體之間的橫向和縱向關系，實現系統整體功能最優。
5．階段性原則
管理信息系統開發是有生命周期的，管理信息系統的特點決定了系統開發是一項系統工程，要想使開發出來的系統功能令用戶滿意，必須在深入了解用戶需求和系統功能要求的基礎上，按認識問題、解決問題的思維方式，嚴格劃分階段，按照確認問題階段、分析問題階段、設計階段和實現階段，一步一步開展工作。
6．標準化原則
為確保管理信息系統開發階段人們易于溝通、運行階段維護工作方便，系統開發過程 中必須采用工程化和標準化管理，科學劃分工作階段，制定階段性考核標準，所有文檔和工作成果都要規范化并按標準存檔。標準化的另一個含義是系統輸入輸出的信息載體、格式和系統的工作過程要符合國家標準和業務規范，符合企業管理的規定和制度。
1.3.4 管理信息系統的開發條件
管理信息系統的開發和運行是一項系統工程，涉及人力資源、技術、資金的投入，也涉及方方面面的改革。一般系統開發應該具備以下幾個基本條件。
1．必須有開發MIS的實際需求和迫切性
企業或組織的切實需求是建立管理信息系統的直接推動力。在經濟迅速發展和國內外市場競爭日益激烈的環境下，信息已成為企業的戰略資源，企業要想在市場競爭中求生存、謀發展，必須運用先進的手段和方法來獲取和利用信息資源，提高企業的競爭力。
2．具有一定的科學管理基礎
企業應具備合理的管理體制、完善的規章制度、良好的生產和工作秩序以及科學的管理方法和完整準確的原始數據的基礎，才能充分發揮管理信息系統的作用。為了適應MIS的開發和實施，企業的管理工作必須逐步實現管理工作的程序化、管理業務的標準化、報表文件的統一化以及數據資料的完善化。
3．領導的重視與業務部門的大力支持
由于信息系統的開發是一項投資大、周期長、涉及組織結構調整及管理程序變革等許多影響全局性的工作，新系統運行后又不可避免地會導致一些機構和人員的地位、權力及工作內容等的變革，可能會引起一些有關人員的抵觸及不合作，因此，主要領導的充分重視和堅決支持是建立MIS的重要條件，而各個業務管理部門的得力措施是MIS順利開發的重要保證。
4．必要的資金支持
管理信息系統開發要有一定的物質基礎。企業在 MIS 開發過程中，需要購買機器設備，購買軟件，消耗各種材料，發生人工費用、培訓費用以及其他一些相關的費用。這些費用對一個企業來說是一個不小的負擔。為了保證 MIS 開發的順利進行，開發前應有一個總體規劃，進行可行性論證。對所需資金做合理的預算，制訂資金籌措計劃，保證資金按期足額到位；開發過程中要加強資金管理，防止浪費現象的發生。
5．建立一支不同層次的開發、使用、維護管理信息系統的專業人才隊伍
技術人員和管理人員的專業水平是影響MIS成敗的關鍵因素之一。許多單位一開始不具備自行開發系統的能力，可以采取委托或聯合開發的形式。但是，系統在交付使用后，難免會出現各種問題，還需要進行大量的維護工作，而且隨著環境的變化，也需要對系統不斷修改和加以完善，如果本單位不注重培養自己的開發、應用技術管理隊伍，而一味地依靠外部技術力量，后果會不堪設想。因此，為了成功地開發應用好管理信息系統，必須建立本單位自己的計算機應用隊伍和進行系統維護的技術隊伍，這樣才能保證系統開發與運行的最大成功及應取得的成效。
1.3.5 管理信息系統開發的人員分工
開發一個管理信息系統，工作量較大，周期較長，投資也大，需要一個密切配合的團隊共同完成。國外各種不同層次的分析員、程序員分工明確，各負其責，做到了人盡其才。而我國軟件開發行業，分工不細致，職責不明確，通常需要從系統分析到代碼編寫的多面手。根據一般慣例，開發管理信息系統需要以下幾個方面的軟件開發人才。
1．項目經理
項目經理負責界定項目的目標及范圍、制訂項目計劃、管理開發過程、協調與配置項目資源、控制系統開發過程、評估團隊成員的績效、負責系統的集成與驗收以及保證項目按時保質完成。
2．系統分析員
系統分析員也被稱為框架設計師，他們主要負責MIS的可行性分析、需求分析和規范說明，確定MIS的邏輯模型和MIS的基本功能、系統結構、數據要求等工作。系統分析員要和用戶廣泛交流、密切配合，要求具有多學科知識和豐富的MIS 開發經驗，熟悉企業管理，有較強的表達能力，具備與他人協同工作的能力。
3．系統設計師
系統設計師是MIS 開發過程中的高層實施人員。系統設計師以前一階段的邏輯模型為基礎，充分考慮現有的技術條件、經濟條件和管理現狀，把MIS 規定在更合理的層次，精心設計MIS實施方案；確定MIS 應由哪些子系統組成，每個子系統需要哪些模塊，同時考慮各模塊之間的接口和數據庫的邏輯設計等。
4．程序員
程序員按照系統設計的總要求，用某一種程序設計語言設計MIS的程序模塊。編寫的程序要符合軟件工程規范，邏輯清晰、可讀性好、可靠性高、界面友好，便于用戶操作。
5．數據庫管理員
數據庫管理員理解系統設計報告的數據需求，設計數據庫系統的關系模型和數據表結構，規劃物理存儲，管理和控制系統數據庫。
6．系統測試員
系統測試員負責編寫測試用例，對MIS 進行多方面測試，發現軟件中潛在的錯誤和缺陷，并及時糾正，以保證MIS 的質量和運行的可靠。
7．系統維護員
系統維護員主要是對系統的硬件設備進行維護保養，安裝更換易耗品，對軟件系統和數據進行維護等。
1.4 案 例
連鎖零售企業巨頭——沃爾瑪
美國沃爾瑪公司作為世界上最大的零售業企業，已在全球擁有4000多家連鎖店，其中在美國有2500多家，薩姆俱樂部會員店500多家，海外機構1000余家。公司已開設的連鎖店和會員店遍及巴西、加拿大、中國、德國、英國、韓國、墨西哥等國，員工總數達100多萬人，其中國際員工25萬多人。那么，到底是什么創造了沃爾瑪如此輝煌的業績？無數學者和業內專家對沃爾瑪的研究表明，信息系統的建設對沃爾瑪獲得行業領先地位具有舉足輕重的作用。
沃爾瑪的創始人山姆·沃爾頓(SamWalton)早年服役于美國陸軍情報部隊，特別重視信息的溝通和信息系統的建設。沃爾瑪是業界首個采用管理信息系統改造業務的企業，現在已經成為全球最大的超市集團，被驚嘆為世界零售業的一大奇跡。“全球第一CEO”杰克•韋爾奇(Jack Welch)曾去參加沃爾瑪的一個會議，那時美國中西部的天氣已經非常暖和，但東部還很冷。沃爾瑪的經理報告說防凍劑在一個地方出現過剩，但在另一個地方卻很短缺。沃爾瑪的與會人員當場便解決了問題，通過他們的供應鏈管理系統，將過剩的防凍劑迅速調配到防凍劑短缺的門店。無怪乎韋爾奇說：“來自業務一線的經理對市場高度敏感，負責信息管理的人員擁有高科技，將兩者完美結合正是沃爾瑪成功的秘訣之一。正是運用這種結合使得沃爾瑪在不斷成長的過程中始終保持了小公司一般的靈敏反應力。”
目前，沃爾瑪公司總部與全球各家分店和各個供應商使用統一的信息系統，它們有相同的補貨系統、相同的EDI條形碼系統、相同的庫存管理系統、相同的會員管理信息系統、相同的POS系統。這樣的系統使得從一家商店就可以了解到沃爾瑪全世界的商店資料。沃爾瑪也是世界上第一個擁有私人通信衛星的企業，它擁有一個6頻道的衛星系統，形成了世界上最大的民用數據庫，使信息得以在公司內部及時、快速、通暢地流動，也使企業和眾多供應商保持緊密聯系。
沃爾瑪在信息系統方面的投入、建設和使用不勝枚舉，全部走在業界的前沿，為其帶來了巨大的利潤和強大的競爭力。
學 習 小 結
掌握信息及其特性、信息與數據的關系；系統及其特征；管理的含義；信息系統的定義；MIS概念；MIS的生命周期、開發方式；結構化開發方法。
熟悉信息的生命周期；新型管理方式；MIS的各種結構；MIS的功能；原型化開發方法。
了解信息的類型；系統分類；MIS 的發展歷程、理論基礎及組成；MIS其他開發方法。
正確認識管理與信息、系統、信息系統的關系以及MIS的開發策略。
思 考 題
1．一個電話公司每天會產生大量的電話賬單，這些賬單上的數據是信息嗎?
2．如何理解管理信息系統的定義？
3．有人說管理信息系統是“三分靠技術，七分靠管理”，你是否認同這種觀點？
4．針對命題“富裕的國家(地區)，必定信息富裕”，談談你的見解。
5．怎樣才能開發出一個好的管理信息系統呢？
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