會計信息系統是會計專業知識和計算機知識相結合的一門新的學科,它是企業使用信息化處理手段來提升企業管理水平的必要工具,人們可以借助它處理日益復雜的會計核算和財務管理工作。目前,會計信息化被廣泛應用在企業、事業、機關和團體中,而且是國家會計從業資格認證考試的必考科目之一。該課程屬于會計類人才培養方案中的專業核心課程,并且體現了以就業為導向、以能力為本位、突出崗位群建設、實現雙證融通的人才培養目標。
本書參照2006年頒布的《企業會計準則》,以2016年財政部頒發的會計從業資格考試大綱(2017年1月1日執行)為依據,以用友ERP-U8 V10.1軟件為應用系統,通過完整化、系統化的綜合案例,對總賬管理系統、UFO報表系統、薪資管理系統、應收應付款管理系統、固定資產管理系統、采購與應付系統、銷售與應收系統、庫存管理系統和存貨核算系統等內容,進行了全方位的闡述。
本書可作為高職高專院校會計專業的特色教材,同時也可作為其他會計類從業者的學習參考用書。
全書內容圍繞財政部新修訂的2016年從業資格考試大綱為依據,設計了14個項目共58個任務的仿真案例進行教學,將教材內容與會計電算化的實際工作有機結合起來,同時引入會計技能大賽中出現的一些易考、易錯的知識點,能夠有效地實現“教、學、做一體化”,全面提高學習者的會計電算化理論和實踐技能水平。
本書內容豐富,結構設計新穎。每一項目均包含職業能力目標、典型工作任務、知識架構、項目小結和拓展闖關等版塊,既可以滿足教師循序漸進地講解,也可以由學生自學掌握財務業務相關知識,降低了高職學生的學習難度,提高了學習興趣。
前言
會計信息系統是高職高專院校會計、會計信息管理和會計電算化等專業的入門課程和核心課程,是經濟類學生參加會計從業資格認證考試的必考科目之一。隨著社會的發展和科學技術的進步,越來越多的企事業單位采用計算機和會計相結合的電算化手段來處理會計核算及進行會計分析。這種操作手段的轉變,要求會計類學生除了要扎實掌握會計基礎知識之外,還要具備熟練使用計算機和會計軟件進行日常會計工作的能力。
我們在多年職業院校會計專業教學經驗的基礎上,深入到用人單位和管理軟件公司進行調研,結合高職高專學生的學習特點及培養要求,聽取了會計行業、企業多名專家意見,緊緊圍繞“崗位—課程—證書—素養”的高職院校人才培養目標,以學生的“能力培養,持續發展”為目的,結合會計崗位對基本技能和職業素養的要求,分析高職培養對象的現狀,編寫了這本體現高等職業教育特色的會計專業教材。
全書內容圍繞財政部新修訂的2016年從業資格考試大綱為依據,設計了14個項目共58個任務的仿真案例進行教學,將教材內容與會計電算化的實際工作有機結合起來,同時引入會計技能大賽中出現的一些易考、易錯的知識點,能夠有效地實現“教、學、做一體化”,全面提高學習者的會計電算化理論和實踐技能水平。
本書內容豐富,結構設計新穎。每一項目均包含職業能力目標、典型工作任務、知識架構、項目小結和拓展闖關等版塊,既可以滿足教師循序漸進地講解,也可以由學生自學掌握財務業務相關知識,降低了高職學生的學習難度,提高了學習興趣。
本書由內蒙古機電職業技術學院郝雅靜、劉英主編,內蒙古機電職業技術學院高鎖軍、劉海濤及企業專家李光寧擔任副主編。具體分工如下:郝雅靜編寫項目7、項目10、項目12和項目14,劉英編寫項目1~項目5,高鎖軍編寫項目8、項目11,劉海濤編寫項目6、項目9、項目13,李光寧負責案例的校對。全書由郝雅靜負責總體架構的設計、修改、補充和定稿。在此對所有作者和專家表示誠摯的謝意!
本書是多位一線教師及各相關單位傾力合作與集體智慧的結晶,但由于編者的經驗和水平有限,書中不足之處在所難免,懇請廣大讀者及同行批評指正,以促進我們進一步修訂和完善。
編 者
項目4 總賬管理系統
職業能力目標
總賬管理系統是財務及企業管理軟件的核心系統,適用于各行各業進行財務核算及管理工作。通過本項目的學習,學生能建立適當的會計科目體系,輸入和處理各種記賬憑證,完成記賬、結賬及對賬工作,輸出各種總分類賬、日記賬、明細賬和有關輔助賬。
典型工作任務
期初余額錄入
填制憑證
修改、刪除憑證
出納管理
期末處理
知識架構
任務4.1 認識總賬管理系統
4.1.1 總賬管理系統功能概述
總賬管理系統是用友ERP-U8 V10.1的核心系統。它的主要功能包括憑證處理、賬簿管理、出納管理和期末轉賬等基本核算功能,并提供個人、部門、客戶、供應商、項目核算和備查賬等輔助管理功能。
(1) 初始設置:由用戶根據本企業的需要建立賬務應用環境,將系統處理變成適合本單位實際需要的專用系統。
(2) 憑證處理:通過嚴密的制單控制和審核機制,保證憑證的完整性和邏輯正確性。
(3) 賬簿管理:系統可實現總賬、明細賬和憑證聯查,也可查詢客戶、供應商、個人、部門、項目的總賬和輔助賬。
(4) 出納管理:為出納人員提供一個集成的辦公環境,加強對現金及銀行存款的查詢和管理。
(5) 期末轉賬:完成月末轉賬定義和轉賬生成功能,進行期末試算平衡、對賬和結賬。
4.1.2 總賬管理系統與其他子系統的關系
總賬管理系統既可以獨立運行,也可以和其他系統協同運行。總賬管理系統是財務管理系統的一個基本子系統,它概況地反映了企業供產銷等全部經濟業務的綜合信息,在財務管理系統中處于中樞地位。
總賬管理系統接收薪資系統、固定資產系統、應收應付系統、資金管理和成本管理等系統生成的憑證,同時總賬管理系統也向UFO報表系統、財務分析系統提供財務數據生成財務報表及其他財務分析表。總賬管理系統和其他系統之間的數據傳遞關系如圖4.1所示。
圖4.1 總賬管理系統與其他系統的關系
任務4.2 總賬管理系統的初始化設置
4.2.1 啟用總賬管理系統
總賬管理系統的啟用日期不能在建立賬套的日期之前。若總賬中已經錄入期初余額(包括輔助期初),則不能修改總賬的啟用日期。不但總賬中已經制單的月份不能修改總賬的啟用日期,其他系統中已經制單的月份也不能修改總賬的啟用日期。
總賬的啟用操作見項目3,此處不再贅述。
4.2.2 總賬管理系統的業務流程
總賬管理系統的業務流程如圖4.2所示。
圖4.2 總賬管理系統的業務流程
4.2.3 總賬管理系統的啟用參數
不同的企業有不同的會計核算要求,因此在首次啟用總賬管理系統時,需要根據本企業的具體核算要求確定總賬管理系統核算要求的各種參數,使得通用總賬管理系統適用于本單位的具體核算要求。總賬管理系統的參數設置將決定總賬管理系統的輸入控制、處理方式、數據流向和輸出格式等,部分設置執行后不能隨意更改。
系統參數設置包括憑證參數設置、賬簿格式設置、憑證打印設置、會計日歷設置和其他設置等內容,如圖4.3所示。
圖4.3 總賬管理系統的參數
1. “憑證”選項卡
在“憑證”選項卡下包括“制單控制”“憑證控制”“憑證編號方式”和“現金流量參照科目”等項目。
1) 制單控制
制單控制主要設置在填制憑證時,系統應對哪些操作進行控制。
(1) 制單序時控制。此選項一般和“系統編號”選項聯用,制單時憑證編號必須按照日期順序排列。同一憑證類別下,日期在前的會計憑證號數也應當在前。
(2) 支票控制。如果選擇了該選項,在制單時使用銀行科目編制憑證時,系統會針對票據管理結算方式進行登記。如果錄入支票號在支票登記簿中已存在,系統提供登記支票報銷的功能,否則系統提供登記支票登記簿的功能。此選項和結算方式下的“是否票據管理”功能聯合使用。
(3) 赤字控制。如果選擇了該選項,在制單時,當“資金及往來科目”或“全部科目”的最新余額出現負數時,系統將予以提示,甚至在嚴格條件下不允許保存財務憑證。
(4) 可以使用應收/應付受控科目。若科目為應收款管理系統的受控科目,為了防止重復制單,只允許應收/應付系統使用應收/應付受控科目進行制單并傳遞到總賬管理系統,而總賬管理系統不能使用受控科目進行制單。所以如果希望在總賬中也能使用這些科目填制憑證,則應選擇此項,此時應收/應付受控科目既可以在總賬管理系統下進行制單,也可以在應收/應付系統下進行制單。需要注意的是:總賬和其他業務系統使用了受控科目后,有可能引起應收系統與總賬管理系統的對賬不平。
(5) 可以使用存貨受控科目。用法與可以使用應收/應付受控科目用法相同,此處不再贅述。
2) 憑證控制
(1) 現金流量科目必錄現金流量項目。選擇此項后,在錄入憑證時,如果使用現金流量科目,則必須輸入現金流量項目及金額。
(2) 同步刪除業務系統憑證。選擇此項后,業務系統刪除憑證時,相應地將總賬的憑證同步進行作廢和刪除。否則,只將總賬憑證作廢,不予刪除。
3) 憑證編號方式
憑證編號方式有系統編號和手工編號兩種方式。如果需要手工填補憑證編號,則應當修改憑證編號方式為“手工編號”。
4) 現金流量參照科目
現金流量參照科目用來設置現金流量錄入界面的參照內容和方式。選中“現金流量科目”單選按鈕時,系統只參照憑證中的現金流量科目;選中“對方科目”單選按鈕時,系統只顯示憑證中的非現金流量科目;選中“自動顯示”復選框時,系統依據前兩個選項將現金流量科目或對方科目自動顯示在指定現金流量項目界面中,否則需要手工參照選擇。
2. “賬簿”選項卡
“賬簿”選項卡主要設置了賬簿在打印過程中的一些事項,如圖4.4所示。
3. “憑證打印”選項卡
“憑證打印”選項卡如圖4.5所示。
圖4.4 “賬簿”選項卡 圖4.5 “憑證打印”選項卡
“合并憑證顯示、打印”項表示在填制憑證、查詢憑證、出納簽字和憑證審核時,以系統選項中的設置顯示;在科目明細賬顯示或打印時,憑證按照“按科目、摘要相同方式合并”或“按科目相同方式合并”合并顯示,并在明細賬顯示界面提供是否“合并顯示”的選項。
4. “權限”選項卡
“權限”選項卡如圖4.6所示。
圖4.6 “權限”選項卡
(1) 制單權限控制到科目。需要在系統管理功能的“功能權限”中先設置科目權限,再選擇此項,權限設置才能生效。在制單時選擇此項,操作員只能使用具有相應制單權限的科目制單。
(2) 制單權限控制到憑證類別。需要在系統管理功能的“功能權限”中先設置憑證類別權限,再選擇此項,權限設置才能生效。選擇此項,則在制單時,只顯示此操作員有權限的憑證類別。同時在憑證類別參照中,按人員的權限過濾出有權限的憑證類別。
(3) 操作員進行金額權限控制。選擇此項,可以對不同級別的人員進行金額大小的控制。
(4) 憑證審核控制到操作員。如果只允許某操作員審核本部門操作員填制的憑證,則應該選擇此選項。
(5) 出納憑證必須經由出納簽字。若要求現金、銀行科目憑證必須由出納人員核對簽字后才能記賬,則選擇此項。
(6) 憑證必須經由主管會計簽字。如果要求所有憑證必須由主管簽字后才能記賬,則選擇此項。
(7) 允許修改、作廢他人填制的憑證。選擇此項,在制單時可以修改或作廢別人填制的憑證,否則不能修改或作廢他人填制的憑證。
5. “會計日歷”選項卡
單擊“會計日歷”標簽,可查看各會計期間的起始日期與結束日期,以及啟用會計年度和啟用日期,如圖4.7所示。還可以看到建賬時的一些信息,如賬套名稱、單位名稱、賬套存放路徑等信息。如果想要修改賬套信息,則需要在系統管理中進行。
6. “其他”選項卡
其他選項卡主要設置外幣核算方式和各種排序方式,如圖4.8所示。
圖4.7 “會計日歷”選項卡 圖4.8 “其他”選項卡
(1) 外幣核算。如果企業有外幣業務,則應選擇相應的匯率方式:固定匯率或浮動匯率。
(2) 本位幣。在此處可輸入核算的本位幣的幣符和幣名。
7. “自定義項核算”選項卡
如果系統提供的個人、部門、項目、供應商和客戶等輔助核算項不能滿足需求時,可以在此處將某些自定義項設置為輔助核算。
案例4.1 恢復項目3:基礎設置賬套,以賬套主管身份設置聚杰乳業有限責任公司的總賬控制參數(如表4.1所示)。
表4.1 總賬控制參數
選項卡
參數設置
憑證
制單序時控制;赤字控制:資金往來科目;赤字控制方式:提示
可以使用應收/應付/存貨受控科目
現金流量科目必錄現金流量項目;批量審核憑證進行合法性校驗
憑證編號方式:系統編號
現金流量參照科目:現金流量科目,自動顯示