本書是針對高職高專學生畢業后工作崗位能力需要、學生認知規律等進行編寫，具有如下特點：（1）主要講述秘書工作中經常遇到的知識，而非面面俱到；（2）理論講解之后，緊跟實務案例，便于學生理解和運用；（3）案例貼近生活，激發學生的學習積極性。
秘書實務是文秘及相關專業的一門重要的專業基礎課程，這門課程應用性強，要求從秘書工作實際出發，通過介紹秘書實務的各項工作內容、基本要求、操作規范、實施程序以及注意事項等，幫助學生了解秘書實務的工作方法和技巧，具備從事現代通用秘書工作的素質和能力，達到各企事業單位、社會團體的辦公室人員相應崗位的要求，進而使秘書專業的學生具備過硬的職業能力和較高的操作水平。
通過對整個課堂教學進行設計，理論教學過程與實際訓練環節相輔相成，這不僅可以加深學生對基礎知識的理解，同時提高了學生的實際操作能力，對學生的創業、就業和升學都起到了實際的指導作用，同時也極大地增強了學生學習秘書實務課程的積極性和主動性，并從學習中獲取成就感和自信心。
高等職業教育是培養具有必要的理論知識和較強的實踐動手能力，且適應生產、建設、管理、服務第一線需要的高等技術應用性專門人才。高等職業教育的培養目標決定了高職教學不能以純理論授課方式為主導，而是將理論教學環節和實際操作過程聯系在一起。
為了將理論教學環節和實際操作過程聯系在一起，實現教、學、做的一體化，本書在編寫中突出了理論學習與實際操作并舉。每一章開頭由“導入案例”提出相關問題，然后講述理論知識，理論知識的編排以夠用為原則，編選案例來自實務場景，強調可操作性原則。其設計特點是，以知識教育為基礎，以能力培養為中心，突出應用性和針對性，合理設計學生的知識、能力、素質結構，重視學生的實踐動手能力和創新意識的培養；以素質教育的思想和觀念為指導，推動人才培養模式的改革。本書體現以知識傳承為標準的知識質量觀轉變為融傳授知識、培養能力、提高素質三位一體的全面教育質量觀。因此，課堂教學強調從“教師單一主體”到“學生、教師雙主體”的教學方式演變，教學設計中更應著重體現學生的教學主導地位。
本書由畢雨亭擔任主編，張永濤、徐文杰、許純榕、劉靜、孫亭亭、陳嬙、丁明玉、顧姝月、申小平、孔德勝、李浚猷、張帆、馮倩、莊惠鳳、張煒、林婕、馮書亭、鄭偉、張琦、陳珊珊、孫春梅、常秉乾、陳平、吳士杰、王波、陳偉也參與了本書的編寫。
本書在編寫過程中，利用了互聯網、期（報）刊、書籍等，參閱了大量國內外資料文獻，還征詢了企事業單位相關專家、相關專業教授和學者的意見，在此謹向他們表示衷心的感謝。
雖然本書各位作者通力合作，但因編寫時間和理論水平有限，書中難免有不足之處，我們誠摯地希望讀者對本書的不足之處給予批評指正。
編者
2017年5月
第1章秘書實務概論
本章學習目標
1. 掌握秘書的基本概念及分類。
2. 了解秘書這一職業的起源、現狀及發展趨勢。
3. 掌握秘書實務的基本概念、主要內容及特點。
導入案例
1923年中共中央局設立秘書長1923年6月12日至20日，中國共產黨第三次全國代表大會在廣州東山恤孤院后街31號——一座簡陋的兩層民居樓內秘密召開。40位代表出席了會議。毛澤東以湘區黨的代表身份出席。大會選舉陳獨秀、蔡和森、李大釗、譚平山、王荷波、毛澤東、朱少連、項英、羅章龍等9人為中央執行委員，鄧培、張連光、徐梅坤、李漢俊、鄧中夏5人為候補中央執行委員。
中共“三大”閉幕的翌日，即1923年6月21日，新當選的第三屆中央執行委員和候補中央執行委員在中共中央駐地——廣州新河浦路24號春園二樓召開會議，推選產生中央局。這時，陳獨秀提議中央設立秘書一職。會議選出陳獨秀、毛澤東、蔡和森、譚平山（后由于譚調職，改為王荷波）、羅章龍五人組成中央局。陳獨秀任中央局委員長，毛澤東任中央局秘書，羅章龍為中央局會計。中央局下設組織、宣傳、婦女等部門，毛澤東負責組織，蔡和森、羅章龍、瞿秋白負責宣傳，向警予負責婦女工作。
這是中共中央局首次設立秘書。不過，毛澤東所擔任的中央局秘書不是一般意義上的秘書，而是中共中央局的領導人之一，相當于后來的中共中央秘書長。會議通過的《中國共產黨執行委員會組織法》規定: “秘書負本黨內外文書及通信及開會記錄之責任，并管理本黨文件。本黨一切函件須由委員長及秘書簽字。”由此可見，毛澤東所擔任的中央局秘書相當重要。
毛澤東有很強的檔案意識。自從他擔任中央局秘書以來，要求所有黨的文件，除了保留印刷件之外，還必須保留原件。此前，中國共產黨處于草創時期，黨的文件隨發隨燒。陳獨秀在中共“三大”的報告中指出: “由于中央委員會人員太少，不能搜集很多文件。又由于遭受迫害，許多文件材料遺失了。”毛澤東擔任中央局秘書之后，扭轉了這樣的不嚴密的狀態，開始注重保存中央文件，尤其是保存原稿，建立“發文留底稿”的制度。中共“三大”的決議、宣言、章程、報告、通告等都得到很好的保存。后來這些文獻保存于中共中央地下檔案庫。從現存的中共中央地下檔案庫目錄中可以看到，1923年7月至1924年7月，中共中央積存了300余件重要文件的原件。這些重要文件至今仍完整地保存在中共中央檔案館中。
資料來源: 葉永烈．毛澤東和他的秘書們［M］．武漢: 湖北人民出版社，2016．【思考提示】什么是秘書？秘書的職責有哪些？為什么說毛澤東所擔任的中央局秘書相當重要？
1.1什么是秘書〖*2〗1.1.1秘書的基本概念隨著我國社會主義市場經濟體制的逐步完善，相當一部分職業通過不斷自我調整以適應市場發展和全球經濟一體化的要求，秘書這一職業在變革過程中逐步被劃入行政管理的范疇，成為現代企業最基礎也最重要的崗位之一，大多數國家機關、社會團體和企事業單位都會根據自身實際需求設置秘書類崗位，其在輔助各級領導進行綜合管理、實現內外溝通、處理日常事務等多個領域也發揮著越來越重要的作用。
對于“秘書”這一概念的界定，可以分為狹義和廣義兩種。我國勞動和社會保障部制定的《秘書國家職業標準》中給出了“秘書”的職業定義: “秘書是從事辦公室程序性工作、協助上司處理政務及日常事務并為決策及實施提供服務的人員。”這一定義較為狹義，主要針對傳統的公務秘書，并不適用于私人企業秘書，特別是小型民營企業秘書——這些單位規模相對較小，秘書往往需要身兼數職，集人事、財務、統計、檔案管理等多種工作于一身，而非單純從事文秘工作。
從廣義上講，秘書是領導者的事務與信息助手。這種定義方式較為簡明抽象，既包括公務秘書、私人秘書，也包括各行業、層次、工種，主要強調秘書是領導者的直接智力性助手，反映出現階段我國要求秘書部門發揮“參謀作用”的現實狀況。
國外對于“秘書”的定義也側重于強調其“助手和參謀作用”，國際秘書聯合會認為: “秘書應是主管人員的一位特殊的助手，她（他）掌握辦公室工作的技巧，能在沒有上司過問的情況下表現出自己的責任感以實際行動顯示出主動性和正確的判斷力，并在給予的權力范圍內做出決定。”而國際職業秘書協會對“秘書”的定義則是: “具有熟練的辦公室工作能力，不需上級敦促即能主動負責、積極進取、干練果斷，能在授權范圍內做出正確決定的經理助手。”雖然上述定義并非嚴格的邏輯定義，也沒有使用典型的定義語言，但這些描述性的闡述對于我們進一步理解秘書的職業概念，特別是全球性市場中秘書的職業概念仍有一定的參考價值。
1.1.2秘書的分類
我國勞動和社會保障部制定的《秘書國家職業標準》中將秘書職業分為四個等級，分別為: 五級秘書（國家職業資格五級，原初級）、四級秘書（國家職業資格三級，原高級）、三級秘書（國家職業資格三級，原高級）、二級秘書（國家職業資格二級）。這是一種縱向分類方式，強調等級劃分的嚴格明晰。
日本著名學者田中篤子在其所著的《秘書的理論與實踐》一書中，通過分類秘書工作給出了另一種縱向分類方式，即“鉆石圖”（見圖11）。圖中A類秘書參與公司經營決策、協調與各方面的關系，并負責秘書部門的管理等高級工作，屬于高級秘書，是企業的高級行政管理人員；B類秘書負責起草文件、收集信息、管理上司的日程和辦公室等工作，屬于中級秘書；C類秘書負責為上司接打電話、接待客人、收發郵件等工作，屬于低級秘書；D類秘書則主要負責辦公用品管理、安檢、衛生等行政后勤工作，稱其為“前臺”和“文員”更為妥當。
圖11秘書工作“鉆石圖”
資料來源: 田中篤子．秘書的理論與實踐［M］．北京: 高等教育出版社出版，2004．
此外，從服務對象上看，秘書可分為公務秘書和私人秘書；從工作性質上看，可分為黨政秘書、企業秘書和商務秘書；從業務內容上看，可分為商務秘書、教學秘書、司法秘書、醫務秘書、政務秘書等。總之，在我國大多數企業中，秘書之間的分工都不十分明確，而且秘書負責的工作范圍也很寬，橫向分類方法多樣。 相關閱讀
日本公司已進入“全員秘書”時代？在日本，“秘書力”和工作能力一樣重要。日本公司職員不管職位高低都要先過“交際”這一關，現實使得日本的秘書資格考試異常熱門，因為這種職業知識可以幫助職員更好地掌握商務知識和禮儀。
在日本公司職員中有一個共識，想在辦公室“不動如山”的秘訣只有一個，那就是搞好人際關系。無論公司大小、員工多少，再有能力的人也要先過“交際”這一關。日本有句俗話，進了公司要先在“石頭上坐三年”。如果恃才自傲，在搞好人際關系之前就嶄露頭角，絕對會“死”得很慘。
這可不是聳人聽聞。近年來，一連串的日本社會問題都顯示，辦公室哲學是多么重要。與同事的關系搞不好，他們就會合伙欺負你，或向老板打小報告；與老同事關系搞不好，他可以折磨你，或命令你完成不可能的任務，直到逼著你辭職。現在，這種情況在日本公司已經屬于常態，法律機關也多次對此進行了規范和約束。
自己的命運得自己掌握。日本職員是如何避免“中槍”的呢？近一段時間，秘書資格考試逐漸獲得了人們的青睞。不要以為秘書只是干點雜活，也不要以為只有女性才能做秘書。在日本公司里，擁有秘書資格的男員工也不在少數。一位剛參加過考試的29歲男性就說: “我要借助這個考試，提升自己的禮儀水平和交際判斷能力。我們把它叫作‘秘書力’。”
日本的秘書資格考試分4個等級，考評范圍涵蓋商務常識、社交禮節等“初級常識”，以及處理同事、上下級關系等“晉階能力”。比如和老板一起參加派對，如果遲到了是否該向主辦方道歉？在派對上秘書是否能加入老板的談話？如果換成下級和上司或后輩與前輩出行，這些基本常識同樣也是非常重要的。
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