本書主要內(nèi)容有秘書實(shí)務(wù)概論、從事秘書實(shí)務(wù)的基本要求、溝通、文書處理、會(huì)議管理、時(shí)間管理與差旅服務(wù)、信息與檔案管理、其他日常事務(wù)、法律常識(shí)、財(cái)稅常識(shí)、企業(yè)管理、商務(wù)禮儀。
本書是針對(duì)高職高專學(xué)生畢業(yè)后工作崗位能力需要、學(xué)生認(rèn)知規(guī)律等進(jìn)行編寫，具有如下特點(diǎn)：（1）主要講述秘書工作中經(jīng)常遇到的知識(shí)，而非面面俱到；（2）理論講解之后，緊跟實(shí)務(wù)案例，便于學(xué)生理解和運(yùn)用；（3）案例貼近生活，激發(fā)學(xué)生的學(xué)習(xí)積極性。
秘書實(shí)務(wù)是文秘及相關(guān)專業(yè)的一門重要的專業(yè)基礎(chǔ)課程，這門課程應(yīng)用性強(qiáng)，要求從秘書工作實(shí)際出發(fā)，通過介紹秘書實(shí)務(wù)的各項(xiàng)工作內(nèi)容、基本要求、操作規(guī)范、實(shí)施程序以及注意事項(xiàng)等，幫助學(xué)生了解秘書實(shí)務(wù)的工作方法和技巧，具備從事現(xiàn)代通用秘書工作的素質(zhì)和能力，達(dá)到各企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體的辦公室人員相應(yīng)崗位的要求，進(jìn)而使秘書專業(yè)的學(xué)生具備過硬的職業(yè)能力和較高的操作水平。
通過對(duì)整個(gè)課堂教學(xué)進(jìn)行設(shè)計(jì)，理論教學(xué)過程與實(shí)際訓(xùn)練環(huán)節(jié)相輔相成，這不僅可以加深學(xué)生對(duì)基礎(chǔ)知識(shí)的理解，同時(shí)提高了學(xué)生的實(shí)際操作能力，對(duì)學(xué)生的創(chuàng)業(yè)、就業(yè)和升學(xué)都起到了實(shí)際的指導(dǎo)作用，同時(shí)也極大地增強(qiáng)了學(xué)生學(xué)習(xí)秘書實(shí)務(wù)課程的積極性和主動(dòng)性，并從學(xué)習(xí)中獲取成就感和自信心。
高等職業(yè)教育是培養(yǎng)具有必要的理論知識(shí)和較強(qiáng)的實(shí)踐動(dòng)手能力，且適應(yīng)生產(chǎn)、建設(shè)、管理、服務(wù)第一線需要的高等技術(shù)應(yīng)用性專門人才。高等職業(yè)教育的培養(yǎng)目標(biāo)決定了高職教學(xué)不能以純理論授課方式為主導(dǎo)，而是將理論教學(xué)環(huán)節(jié)和實(shí)際操作過程聯(lián)系在一起。
為了將理論教學(xué)環(huán)節(jié)和實(shí)際操作過程聯(lián)系在一起，實(shí)現(xiàn)教、學(xué)、做的一體化，本書在編寫中突出了理論學(xué)習(xí)與實(shí)際操作并舉。每一章開頭由“導(dǎo)入案例”提出相關(guān)問題，然后講述理論知識(shí)，理論知識(shí)的編排以夠用為原則，編選案例來自實(shí)務(wù)場(chǎng)景，強(qiáng)調(diào)可操作性原則。其設(shè)計(jì)特點(diǎn)是，以知識(shí)教育為基礎(chǔ)，以能力培養(yǎng)為中心，突出應(yīng)用性和針對(duì)性，合理設(shè)計(jì)學(xué)生的知識(shí)、能力、素質(zhì)結(jié)構(gòu)，重視學(xué)生的實(shí)踐動(dòng)手能力和創(chuàng)新意識(shí)的培養(yǎng)；以素質(zhì)教育的思想和觀念為指導(dǎo)，推動(dòng)人才培養(yǎng)模式的改革。本書體現(xiàn)以知識(shí)傳承為標(biāo)準(zhǔn)的知識(shí)質(zhì)量觀轉(zhuǎn)變?yōu)槿趥魇谥R(shí)、培養(yǎng)能力、提高素質(zhì)三位一體的全面教育質(zhì)量觀。因此，課堂教學(xué)強(qiáng)調(diào)從“教師單一主體”到“學(xué)生、教師雙主體”的教學(xué)方式演變，教學(xué)設(shè)計(jì)中更應(yīng)著重體現(xiàn)學(xué)生的教學(xué)主導(dǎo)地位。
本書由畢雨亭擔(dān)任主編，張永濤、徐文杰、許純榕、劉靜、孫亭亭、陳嬙、丁明玉、顧姝月、申小平、孔德勝、李浚猷、張帆、馮倩、莊惠鳳、張煒、林婕、馮書亭、鄭偉、張琦、陳珊珊、孫春梅、常秉乾、陳平、吳士杰、王波、陳偉也參與了本書的編寫。
本書在編寫過程中，利用了互聯(lián)網(wǎng)、期（報(bào)）刊、書籍等，參閱了大量國內(nèi)外資料文獻(xiàn)，還征詢了企事業(yè)單位相關(guān)專家、相關(guān)專業(yè)教授和學(xué)者的意見，在此謹(jǐn)向他們表示衷心的感謝。
雖然本書各位作者通力合作，但因編寫時(shí)間和理論水平有限，書中難免有不足之處，我們誠摯地希望讀者對(duì)本書的不足之處給予批評(píng)指正。
編者
2017年5月
第1章秘書實(shí)務(wù)概論1
1.1什么是秘書2
1.1.1秘書的基本概念2
1.1.2秘書的分類2
1.1.3現(xiàn)代秘書職業(yè)的產(chǎn)生背景和發(fā)展趨勢(shì)4
1.2什么是秘書實(shí)務(wù)7
1.2.1秘書實(shí)務(wù)的基本概念7
1.2.2秘書實(shí)務(wù)的主要內(nèi)容7
1.2.3秘書實(shí)務(wù)的特點(diǎn)8
本章小結(jié)11
案例分析12
練習(xí)14
第2章從事秘書實(shí)務(wù)的基本要求15
2.1思想準(zhǔn)備17
2.1.1職業(yè)使命感17
2.1.2職業(yè)道德感18
2.1.3保密意識(shí)21
2.2形象要求22
2.2.1著裝22
2.2.2禮儀23
2.2.3談吐25
2.3能力要求28
2.3.1文字與語言溝通能力29
2.3.2綜合協(xié)調(diào)與合作能力30
2.3.3邏輯思維與分析能力31
2.3.4執(zhí)行能力與應(yīng)變能力34
2.4知識(shí)儲(chǔ)備36
2.4.1秘書專業(yè)技能37
2.4.2基本常識(shí)37
2.4.3輔助知識(shí)38
2.4.4與組織主要業(yè)務(wù)有關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)38
本章小結(jié)38
案例分析39
練習(xí)40
第3章溝通42
3.1概述44
3.1.1溝通的基本知識(shí)44
3.1.2溝通的途徑47
3.1.3有效溝通50
3.1.4溝通的障礙因素52
3.2如何與領(lǐng)導(dǎo)溝通54
3.2.1認(rèn)清與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系55
3.2.2了解你的領(lǐng)導(dǎo)55
3.2.3把握溝通時(shí)機(jī)57
3.2.4注重溝通技巧58
3.2.5如何協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通61
3.3如何與同事溝通63
3.3.1與同職能部門同事的溝通63
3.3.2與其他職能部門人員的溝通66
3.4如何與客戶溝通69
3.4.1與客戶溝通的基本態(tài)度69
3.4.2與客戶溝通的技巧71
本章小結(jié)73
案例分析74
練習(xí)75
第4章文書處理76
4.1概述78
4.1.1文書的概念78
4.1.2文書的分類80
4.1.3文書的作用82
4.1.4文書的基本要求83
4.1.5文書處理的原則85
4.2收發(fā)文處理程序87
4.2.1收文處理程序87
4.2.2發(fā)文處理程序88
4.3常用文書范例90
4.3.1公文的一般格式90
4.3.2通知91
4.3.3通告93
4.3.4報(bào)告94
4.3.5請(qǐng)示96
4.3.6批復(fù)98
4.3.7函99
4.3.8會(huì)議紀(jì)要101
4.3.9計(jì)劃103
4.3.10總結(jié)106
4.3.11簡(jiǎn)報(bào)112
4.3.12講話稿115
4.3.13傳真121
4.3.14電子郵件123
本章小結(jié)124
案例分析124
練習(xí)126
第5章會(huì)議管理129
5.1概述130
5.1.1會(huì)議與會(huì)議管理130
5.1.2會(huì)議的構(gòu)成要素131
5.1.3常見的會(huì)議種類134
5.1.4會(huì)議的作用135
5.2承辦本單位會(huì)議136
5.2.1會(huì)前籌備工作136
5.2.2會(huì)中管理工作140
5.2.3會(huì)后整理工作145
5.2.4遠(yuǎn)程會(huì)議150
5.3參與外單位會(huì)議152
5.3.1會(huì)前準(zhǔn)備工作152
5.3.2會(huì)中服務(wù)工作154
5.3.3會(huì)后整理工作154
本章小結(jié)155
案例分析156
練習(xí)156
第6章時(shí)間管理與差旅服務(wù)158
6.1概述162
6.1.1時(shí)間管理163
6.1.2時(shí)間管理的方法164
6.2管理領(lǐng)導(dǎo)者的時(shí)間與日程167
6.2.1基本原則168
6.2.2時(shí)間表的管理169
6.2.3日程的變更與協(xié)調(diào)171
6.3差旅服務(wù)173
6.3.1出差前的準(zhǔn)備工作173
6.3.2出差隨行中的秘書工作176
6.3.3留守秘書的工作177
6.3.4出差后的秘書工作178
6.4自我時(shí)間管理181
本章小結(jié)183
案例分析184
練習(xí)186
第7章信息與檔案管理188
7.1信息管理190
7.1.1概述191
7.1.2信息工作的程序192
7.2檔案管理209
7.2.1概述209
7.2.2歸檔211
7.2.3檔案分類213
7.2.4檔案保管與借閱214
7.2.5檔案利用215
7.2.6電子檔案217
本章小結(jié)219
案例分析221
練習(xí)225
第8章其他日常事務(wù)227
8.1電話事務(wù)229
8.1.1基本要求229
8.1.2怎樣接電話230
8.1.3怎樣打電話232
8.2接待事務(wù)234
8.2.1概述234
8.2.2接待的一般程序236
8.2.3接待情境238
8.3印章管理242
8.3.1印章的種類242
8.3.2保存管理244
8.3.3使用管理244
8.3.4停用和銷毀245
8.4辦公室日常管理245
8.4.1辦公環(huán)境管理245
8.4.2辦公日常事務(wù)管理246
8.5辦公用品管理248
8.5.1辦公用品的種類248
8.5.2辦公用品的管理249
8.5.3辦公用品的采辦252
本章小結(jié)253
案例分析254
練習(xí)257
第9章法律常識(shí)259
9.1《中華人民共和國公司法》262
9.1.1總則263
9.1.2有限責(zé)任公司和股份有限公司263
9.1.3公司的財(cái)務(wù)和會(huì)計(jì)264
9.1.4公司的合并和分立264
9.1.5公司解散和清算265
9.2《中華人民共和國合同法》265
9.2.1合同265
9.2.2合同的訂立266
9.2.3合同生效和無效266
9.2.4合同的履行267
9.2.5合同的權(quán)利義務(wù)終止267
9.2.6違約責(zé)任268
9.2.7合同的變更和轉(zhuǎn)讓268
9.3《中華人民共和國勞動(dòng)法》268
9.3.1勞動(dòng)法及其適用范圍268
9.3.2勞動(dòng)合同269
9.3.3工資270
9.3.4社會(huì)保險(xiǎn)和福利270
9.3.5勞動(dòng)爭(zhēng)議270
9.4知識(shí)產(chǎn)權(quán)法272
9.4.1《中華人民共和國著作權(quán)法》272
9.4.2《中華人民共和國專利權(quán)法》273
9.4.3《中華人民共和國商標(biāo)法》274
9.5《中華人民共和國社會(huì)保障法》275
9.5.1總則275
9.5.2基本養(yǎng)老保險(xiǎn)276
9.5.3基本醫(yī)療保險(xiǎn)277
9.5.4工傷保險(xiǎn)277
9.5.5失業(yè)保險(xiǎn)278
9.5.6生育保險(xiǎn)279
9.6外商投資企業(yè)法280
9.6.1《中華人民共和國外資企業(yè)法》280
9.6.2《中華人民共和國中外合作經(jīng)營企業(yè)法》280
9.6.3《中華人民共和國中外合資經(jīng)營企業(yè)法》281
9.7世界貿(mào)易組織法相關(guān)知識(shí)282
9.7.1世界貿(mào)易組織概述282
9.7.2世界貿(mào)易組織法的基本原則283
本章小結(jié)284
案例分析285
練習(xí)287
第10章財(cái)稅常識(shí)288
10.1財(cái)務(wù)常識(shí)介紹291
10.1.1財(cái)務(wù)的基本概念291
10.1.2財(cái)務(wù)預(yù)算與決算292
10.1.3報(bào)銷293
10.2稅務(wù)常識(shí)295
10.2.1稅務(wù)的基本概念295
10.2.2稅收的要素296
10.2.3稅收種類297
10.2.4企業(yè)納稅的基本程序297
10.3會(huì)計(jì)常識(shí)299
10.3.1會(huì)計(jì)的基本概念與職能299
10.3.2會(huì)計(jì)的要素與賬戶300
10.3.3會(huì)計(jì)憑證301
10.3.4會(huì)計(jì)賬簿303
10.4票據(jù)常識(shí)304
10.4.1票據(jù)常識(shí)介紹304
10.4.2匯票常識(shí)305
10.4.3本票常識(shí)307
10.4.4支票常識(shí)307
10.4.5出納310
本章小結(jié)310
案例分析312
練習(xí)314
第11章企業(yè)管理315
11.1概述316
11.1.1企業(yè)316
11.1.2企業(yè)管理318
11.2現(xiàn)代企業(yè)制度320
11.2.1現(xiàn)代企業(yè)制度的主要特征320
11.2.2現(xiàn)代企業(yè)制度的主要內(nèi)容321
11.3企業(yè)公共關(guān)系323
11.3.1概述323
11.3.2企業(yè)公共關(guān)系形象325
11.3.3企業(yè)公共關(guān)系危機(jī)管理326
11.4人力資源管理329
11.4.1概述329
11.4.2人力資源規(guī)劃330
11.4.3招聘與配置331
11.4.4培訓(xùn)與開發(fā)334
11.4.5績(jī)效管理336
11.4.6薪酬福利管理337
11.4.7勞動(dòng)關(guān)系管理338
本章小結(jié)339
案例分析340
練習(xí)342
第12章商務(wù)禮儀344
12.1基本常識(shí)347
12.1.1禮儀概述347
12.1.2體態(tài)348
12.1.3位次350
12.2常用禮儀353
12.2.1稱呼禮儀353
12.2.2握手禮儀354
12.2.3用餐禮儀356
12.2.4飲酒禮儀360
12.2.5送別禮儀363
12.3涉外禮儀364
12.3.1基本原則364
12.3.2忌諱365
本章小結(jié)368
案例分析370
練習(xí)371
課后練習(xí)答案373
參考文獻(xiàn)396
第1章秘書實(shí)務(wù)概論
本章學(xué)習(xí)目標(biāo)
1. 掌握秘書的基本概念及分類。
2. 了解秘書這一職業(yè)的起源、現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢(shì)。
3. 掌握秘書實(shí)務(wù)的基本概念、主要內(nèi)容及特點(diǎn)。
導(dǎo)入案例
1923年中共中央局設(shè)立秘書長(zhǎng)1923年6月12日至20日，中國共產(chǎn)黨第三次全國代表大會(huì)在廣州東山恤孤院后街31號(hào)——一座簡(jiǎn)陋的兩層民居樓內(nèi)秘密召開。40位代表出席了會(huì)議。毛澤東以湘區(qū)黨的代表身份出席。大會(huì)選舉陳獨(dú)秀、蔡和森、李大釗、譚平山、王荷波、毛澤東、朱少連、項(xiàng)英、羅章龍等9人為中央執(zhí)行委員，鄧培、張連光、徐梅坤、李漢俊、鄧中夏5人為候補(bǔ)中央執(zhí)行委員。
中共“三大”閉幕的翌日，即1923年6月21日，新當(dāng)選的第三屆中央執(zhí)行委員和候補(bǔ)中央執(zhí)行委員在中共中央駐地——廣州新河浦路24號(hào)春園二樓召開會(huì)議，推選產(chǎn)生中央局。這時(shí)，陳獨(dú)秀提議中央設(shè)立秘書一職。會(huì)議選出陳獨(dú)秀、毛澤東、蔡和森、譚平山（后由于譚調(diào)職，改為王荷波）、羅章龍五人組成中央局。陳獨(dú)秀任中央局委員長(zhǎng)，毛澤東任中央局秘書，羅章龍為中央局會(huì)計(jì)。中央局下設(shè)組織、宣傳、婦女等部門，毛澤東負(fù)責(zé)組織，蔡和森、羅章龍、瞿秋白負(fù)責(zé)宣傳，向警予負(fù)責(zé)婦女工作。
這是中共中央局首次設(shè)立秘書。不過，毛澤東所擔(dān)任的中央局秘書不是一般意義上的秘書，而是中共中央局的領(lǐng)導(dǎo)人之一，相當(dāng)于后來的中共中央秘書長(zhǎng)。會(huì)議通過的《中國共產(chǎn)黨執(zhí)行委員會(huì)組織法》規(guī)定: “秘書負(fù)本黨內(nèi)外文書及通信及開會(huì)記錄之責(zé)任，并管理本黨文件。本黨一切函件須由委員長(zhǎng)及秘書簽字。”由此可見，毛澤東所擔(dān)任的中央局秘書相當(dāng)重要。
毛澤東有很強(qiáng)的檔案意識(shí)。自從他擔(dān)任中央局秘書以來，要求所有黨的文件，除了保留印刷件之外，還必須保留原件。此前，中國共產(chǎn)黨處于草創(chuàng)時(shí)期，黨的文件隨發(fā)隨燒。陳獨(dú)秀在中共“三大”的報(bào)告中指出: “由于中央委員會(huì)人員太少，不能搜集很多文件。又由于遭受迫害，許多文件材料遺失了。”毛澤東擔(dān)任中央局秘書之后，扭轉(zhuǎn)了這樣的不嚴(yán)密的狀態(tài)，開始注重保存中央文件，尤其是保存原稿，建立“發(fā)文留底稿”的制度。中共“三大”的決議、宣言、章程、報(bào)告、通告等都得到很好的保存。后來這些文獻(xiàn)保存于中共中央地下檔案庫。從現(xiàn)存的中共中央地下檔案庫目錄中可以看到，1923年7月至1924年7月，中共中央積存了300余件重要文件的原件。這些重要文件至今仍完整地保存在中共中央檔案館中。
資料來源: 葉永烈．毛澤東和他的秘書們［M］．武漢: 湖北人民出版社，2016．【思考提示】什么是秘書？秘書的職責(zé)有哪些？為什么說毛澤東所擔(dān)任的中央局秘書相當(dāng)重要？
1.1什么是秘書〖*2〗1.1.1秘書的基本概念隨著我國社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步完善，相當(dāng)一部分職業(yè)通過不斷自我調(diào)整以適應(yīng)市場(chǎng)發(fā)展和全球經(jīng)濟(jì)一體化的要求，秘書這一職業(yè)在變革過程中逐步被劃入行政管理的范疇，成為現(xiàn)代企業(yè)最基礎(chǔ)也最重要的崗位之一，大多數(shù)國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位都會(huì)根據(jù)自身實(shí)際需求設(shè)置秘書類崗位，其在輔助各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行綜合管理、實(shí)現(xiàn)內(nèi)外溝通、處理日常事務(wù)等多個(gè)領(lǐng)域也發(fā)揮著越來越重要的作用。
對(duì)于“秘書”這一概念的界定，可以分為狹義和廣義兩種。我國勞動(dòng)和社會(huì)保障部制定的《秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》中給出了“秘書”的職業(yè)定義: “秘書是從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策及實(shí)施提供服務(wù)的人員。”這一定義較為狹義，主要針對(duì)傳統(tǒng)的公務(wù)秘書，并不適用于私人企業(yè)秘書，特別是小型民營企業(yè)秘書——這些單位規(guī)模相對(duì)較小，秘書往往需要身兼數(shù)職，集人事、財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)、檔案管理等多種工作于一身，而非單純從事文秘工作。
從廣義上講，秘書是領(lǐng)導(dǎo)者的事務(wù)與信息助手。這種定義方式較為簡(jiǎn)明抽象，既包括公務(wù)秘書、私人秘書，也包括各行業(yè)、層次、工種，主要強(qiáng)調(diào)秘書是領(lǐng)導(dǎo)者的直接智力性助手，反映出現(xiàn)階段我國要求秘書部門發(fā)揮“參謀作用”的現(xiàn)實(shí)狀況。
國外對(duì)于“秘書”的定義也側(cè)重于強(qiáng)調(diào)其“助手和參謀作用”，國際秘書聯(lián)合會(huì)認(rèn)為: “秘書應(yīng)是主管人員的一位特殊的助手，她（他）掌握辦公室工作的技巧，能在沒有上司過問的情況下表現(xiàn)出自己的責(zé)任感以實(shí)際行動(dòng)顯示出主動(dòng)性和正確的判斷力，并在給予的權(quán)力范圍內(nèi)做出決定。”而國際職業(yè)秘書協(xié)會(huì)對(duì)“秘書”的定義則是: “具有熟練的辦公室工作能力，不需上級(jí)敦促即能主動(dòng)負(fù)責(zé)、積極進(jìn)取、干練果斷，能在授權(quán)范圍內(nèi)做出正確決定的經(jīng)理助手。”雖然上述定義并非嚴(yán)格的邏輯定義，也沒有使用典型的定義語言，但這些描述性的闡述對(duì)于我們進(jìn)一步理解秘書的職業(yè)概念，特別是全球性市場(chǎng)中秘書的職業(yè)概念仍有一定的參考價(jià)值。
1.1.2秘書的分類
我國勞動(dòng)和社會(huì)保障部制定的《秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》中將秘書職業(yè)分為四個(gè)等級(jí)，分別為: 五級(jí)秘書（國家職業(yè)資格五級(jí)，原初級(jí)）、四級(jí)秘書（國家職業(yè)資格三級(jí)，原高級(jí)）、三級(jí)秘書（國家職業(yè)資格三級(jí)，原高級(jí)）、二級(jí)秘書（國家職業(yè)資格二級(jí)）。這是一種縱向分類方式，強(qiáng)調(diào)等級(jí)劃分的嚴(yán)格明晰。
日本著名學(xué)者田中篤子在其所著的《秘書的理論與實(shí)踐》一書中，通過分類秘書工作給出了另一種縱向分類方式，即“鉆石圖”（見圖11）。圖中A類秘書參與公司經(jīng)營決策、協(xié)調(diào)與各方面的關(guān)系，并負(fù)責(zé)秘書部門的管理等高級(jí)工作，屬于高級(jí)秘書，是企業(yè)的高級(jí)行政管理人員；B類秘書負(fù)責(zé)起草文件、收集信息、管理上司的日程和辦公室等工作，屬于中級(jí)秘書；C類秘書負(fù)責(zé)為上司接打電話、接待客人、收發(fā)郵件等工作，屬于低級(jí)秘書；D類秘書則主要負(fù)責(zé)辦公用品管理、安檢、衛(wèi)生等行政后勤工作，稱其為“前臺(tái)”和“文員”更為妥當(dāng)。
圖11秘書工作“鉆石圖”
資料來源: 田中篤子．秘書的理論與實(shí)踐［M］．北京: 高等教育出版社出版，2004．
此外，從服務(wù)對(duì)象上看，秘書可分為公務(wù)秘書和私人秘書；從工作性質(zhì)上看，可分為黨政秘書、企業(yè)秘書和商務(wù)秘書；從業(yè)務(wù)內(nèi)容上看，可分為商務(wù)秘書、教學(xué)秘書、司法秘書、醫(yī)務(wù)秘書、政務(wù)秘書等。總之，在我國大多數(shù)企業(yè)中，秘書之間的分工都不十分明確，而且秘書負(fù)責(zé)的工作范圍也很寬，橫向分類方法多樣。 相關(guān)閱讀
日本公司已進(jìn)入“全員秘書”時(shí)代？在日本，“秘書力”和工作能力一樣重要。日本公司職員不管職位高低都要先過“交際”這一關(guān)，現(xiàn)實(shí)使得日本的秘書資格考試異常熱門，因?yàn)檫@種職業(yè)知識(shí)可以幫助職員更好地掌握商務(wù)知識(shí)和禮儀。
在日本公司職員中有一個(gè)共識(shí)，想在辦公室“不動(dòng)如山”的秘訣只有一個(gè)，那就是搞好人際關(guān)系。無論公司大小、員工多少，再有能力的人也要先過“交際”這一關(guān)。日本有句俗話，進(jìn)了公司要先在“石頭上坐三年”。如果恃才自傲，在搞好人際關(guān)系之前就嶄露頭角，絕對(duì)會(huì)“死”得很慘。
這可不是聳人聽聞。近年來，一連串的日本社會(huì)問題都顯示，辦公室哲學(xué)是多么重要。與同事的關(guān)系搞不好，他們就會(huì)合伙欺負(fù)你，或向老板打小報(bào)告；與老同事關(guān)系搞不好，他可以折磨你，或命令你完成不可能的任務(wù)，直到逼著你辭職。現(xiàn)在，這種情況在日本公司已經(jīng)屬于常態(tài)，法律機(jī)關(guān)也多次對(duì)此進(jìn)行了規(guī)范和約束。
自己的命運(yùn)得自己掌握。日本職員是如何避免“中槍”的呢？近一段時(shí)間，秘書資格考試逐漸獲得了人們的青睞。不要以為秘書只是干點(diǎn)雜活，也不要以為只有女性才能做秘書。在日本公司里，擁有秘書資格的男員工也不在少數(shù)。一位剛參加過考試的29歲男性就說: “我要借助這個(gè)考試，提升自己的禮儀水平和交際判斷能力。我們把它叫作‘秘書力’。”
日本的秘書資格考試分4個(gè)等級(jí)，考評(píng)范圍涵蓋商務(wù)常識(shí)、社交禮節(jié)等“初級(jí)常識(shí)”，以及處理同事、上下級(jí)關(guān)系等“晉階能力”。比如和老板一起參加派對(duì)，如果遲到了是否該向主辦方道歉？在派對(duì)上秘書是否能加入老板的談話？如果換成下級(jí)和上司或后輩與前輩出行，這些基本常識(shí)同樣也是非常重要的。
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