MicrosoftOffice2016是運(yùn)行在MicrosoftWindows操作系統(tǒng)中的一套辦公套裝軟件。MicrosoftOffice是一套由微軟公司開發(fā)的辦公軟件，而且每一代都有多個(gè)版本，每個(gè)版本都可以根據(jù)使用者的實(shí)際需要，選擇不同的組件。其中常用的有Word、Excel、PowerPoint、Access、Outlook、Publisher和OneNote。
本書全面、透徹地介紹了MicrosoftOffice2016中的重要組件。掌握Office中各個(gè)組件的操作方法，能夠全面提高工作效率�？紤]到絕大多數(shù)初學(xué)者的實(shí)際情況，本書選取的都是實(shí)用內(nèi)容，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行適當(dāng)?shù)耐卣�，以案例的形式為用戶展現(xiàn)常用的工具、命令等，激發(fā)用戶學(xué)習(xí)興趣。
相對(duì)于同類Office書籍，本書具有以下特色。
完全自學(xué)：在本書的基礎(chǔ)內(nèi)容中穿插了常用的實(shí)戰(zhàn)案例。從最基礎(chǔ)的設(shè)置與操作入手，由淺入深、從易到難，可以讓用戶循序漸進(jìn)地學(xué)到Office辦公系列軟件中的各種內(nèi)容和知識(shí)。
技術(shù)指導(dǎo)：在基礎(chǔ)的案例中針對(duì)技術(shù)難點(diǎn)的提示和注意，不僅可以讓用戶充分掌握該版塊中所講的知識(shí)，還可以讓用戶在實(shí)際工作中遇到類似問題時(shí)不再犯相同的錯(cuò)誤。
速查手冊(cè)：可以根據(jù)目錄方便查到相應(yīng)的參考內(nèi)容，尋找相關(guān)內(nèi)容和知識(shí)。
適用廣泛：本書內(nèi)容全面、結(jié)構(gòu)合理、圖文并茂、案例豐富、講解清晰，可以供初、中級(jí)
用戶使用，也可以作為大中專院校相關(guān)專業(yè)教材用書，還非常適合用戶自學(xué)、查閱。本書共分為9篇30章，其主要內(nèi)容介紹如下。
Office篇分兩章，其中，第1章介紹了初識(shí)中文版Office2016，主要包括Office2016中的重要組件，如何啟動(dòng)、關(guān)閉應(yīng)用程序，并介紹了查找文件和獲取幫助信息等內(nèi)容。第2章介紹中文版Office2016的程序界面，主要包括Office2016的外觀、浮動(dòng)工具欄、功能區(qū)的設(shè)置等內(nèi)容。
Word篇分7章，其中，第3章介紹了初識(shí)Word2016文檔操作，主要包括創(chuàng)建新文檔、保存和關(guān)閉文檔、打開已存文檔、文檔的相互轉(zhuǎn)換及Word中的視圖和文檔視圖的基本操作等內(nèi)容。第4章介紹了文檔的編輯，主要包括為文檔輸入內(nèi)容、編輯文檔內(nèi)容、批注和修訂文檔、提高文檔安全性、快速定位文檔以及查找和替換等內(nèi)容。第5章介紹編輯文字和段落的格式，主要包括設(shè)置文檔的文字格式、設(shè)置段落格式、特殊的中文排版、應(yīng)用樣式等操作。第6章介紹文檔的編排，主要包括文檔的頁面設(shè)置、分欄設(shè)置、分頁和分節(jié)、邊框和底紋、頁面背景和特殊文檔的創(chuàng)建等內(nèi)容。第7章介紹圖形和表格的合理安排，主要包括在文檔中插入圖片、形狀、SmartArt圖形、表格的使用等內(nèi)容。第8章介紹頁眉、頁腳和目錄的創(chuàng)建與生成，主要包括文檔的頁眉頁腳、插入頁碼、生成目錄等內(nèi)容。第9章介紹Word的其他設(shè)置和打印輸出，主要介紹設(shè)置題注和索引、數(shù)據(jù)文檔和郵件合并、設(shè)置文檔的打印等內(nèi)容。
劉文香，甘肅民族師范學(xué)院的老師，自2006年以來，一直在計(jì)算機(jī)科學(xué)系工作，擅長Excel數(shù)據(jù)處理與分析，在使用Excel VBA編程方面擁有豐富的學(xué)習(xí)心得和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。曾參與策劃和編寫了十幾本銷量不錯(cuò)的Office技術(shù)圖書。同時(shí)也是一名優(yōu)秀的技術(shù)顧問和培訓(xùn)講師，有豐富的授課經(jīng)驗(yàn)。
Microsoft Office 2016官方正式版本于2015年9月23日正式發(fā)布，這是微軟公司發(fā)布的全新Office辦公軟件，相比之前的Office 2013的變化不是特別大，界面和功能都是微調(diào)整，因此屬于一次進(jìn)化版本。
Office 2016和Windows 10的發(fā)布時(shí)間距離不遠(yuǎn)，所以這兩款軟件配合使用起來應(yīng)該會(huì)非常方便、靈活、得心應(yīng)手。
第1章 初識(shí)中文版Office 2016
Microsoft Office 2016提供了一組非常全面的應(yīng)用程序，其中的每個(gè)應(yīng)用程序都是針對(duì)特定的工作設(shè)計(jì)的，是完成相應(yīng)任務(wù)的最佳工具。
本章將簡(jiǎn)要介紹Office 2016中包含的各個(gè)應(yīng)用程序，并講解在開始使用這些應(yīng)用程序時(shí)需要掌握的技能。
1.1 初識(shí)Office 2016應(yīng)用程序
Microsoft Office提供的應(yīng)用程序可滿足特定的工作和應(yīng)用任務(wù)。在后文將介紹使用哪種Office應(yīng)用程序可以創(chuàng)建文本文檔、操作數(shù)字、展示想法，甚至與他人溝通。
Microsoft公司提供了不同版本的Office軟件套裝，包括家庭學(xué)生版、家庭商務(wù)版和專業(yè)零售版。另外，Office 365訂閱服務(wù)的一些計(jì)劃將包含Office軟件不同版本的許可副本，包括Professional Plus版本，其版本隨訂閱的不同而不同。每個(gè)版本中包含的Office程序組件都不相同，但所有版本都包含Word、Excel和PowerPoint。因此，用戶安裝的Office版本中可能沒有包含本章或后續(xù)章節(jié)中介紹的某些程序。
本書主要介紹Office 2016專業(yè)版中的Word、Excel、PowerPoint、Access、Outlook、Publisher和OneNote應(yīng)用程序。
1.1.1 Word
在Office 2016中，Word可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)的多人合作編輯，合作編輯過程中，其他人輸入的內(nèi)容能夠?qū)崟r(shí)地顯示出來。
一直以來，Word都是最流行的字處理程序。作為Office套件的核心應(yīng)用程序之一，Word提供了許多便于使用的文檔創(chuàng)建工具，同時(shí)，也提供了豐富的功能集，用于創(chuàng)建復(fù)雜的文檔。哪怕Word只應(yīng)用一點(diǎn)文本格式化和一幅圖片，也可以使簡(jiǎn)單的文檔變得比只使用純文本更具有吸引力，如圖1-1所示。
圖1-1
Word并不是只能使文檔變得美觀，它提供的功能還可以方便地增強(qiáng)文檔文本，并創(chuàng)建出頁眉、頁碼、注釋和公式符號(hào)等復(fù)雜元素。在后續(xù)章節(jié)中將詳細(xì)討論Word的強(qiáng)大功能，其中包括以下4種功能。
模板：模板就是起始文檔，提供了文檔設(shè)計(jì)和文本格式等。
樣式：通過設(shè)置提供的文本的應(yīng)用格式設(shè)定組合，可將這種格式保存為一種樣式，以便以后或其他文本應(yīng)用此樣式。
表格：添加表格后，可以通過行和列組合成網(wǎng)格，并組織網(wǎng)格文本，對(duì)這些文本應(yīng)用整潔且漂亮的格式。
圖片：可以在文檔中添加各種類型的圖片，使用SmartArt功能創(chuàng)建如圖1-2所示的SmartArt的某些布局，甚至允許插入圖片。
圖1-2
1.1.2 Excel
Excel是微軟公司的辦公軟件Office的組件之一，是由Microsoft為Windows和Apple Macintosh操作系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)而編寫和運(yùn)行的一款試算表軟件。Excel是微軟辦公套裝軟件的一個(gè)重要組成部分，它可以進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的處理、統(tǒng)計(jì)、分析和輔助決策操作，廣泛應(yīng)用于管理、統(tǒng)計(jì)、財(cái)經(jīng)、金融等眾多領(lǐng)域。
在Excel 2016中，通過創(chuàng)建公式來指定計(jì)算的值和計(jì)算中使用的數(shù)學(xué)運(yùn)算符，可以完成計(jì)算。Excel還提供了函數(shù)，即用來執(zhí)行較復(fù)雜計(jì)算的預(yù)設(shè)公式。Excel不只提供了幫助創(chuàng)建公式和檢查公式錯(cuò)誤的工具，還提供了許多數(shù)據(jù)格式化選項(xiàng)，可以使數(shù)據(jù)更專業(yè)、更便于讀取。本書后面的章節(jié)會(huì)詳細(xì)介紹Excel核心知識(shí)，其中包括以下5種功能。
工作表：在每個(gè)文件中，可以在多個(gè)工作表之間劃分和組織數(shù)據(jù)。
范圍：為工作表中一段連續(xù)的區(qū)域命名，然后就可以通過該名稱選擇區(qū)域，或者在公式中使用該命名，能節(jié)省許多時(shí)間。
數(shù)值和日期值格式：可通過應(yīng)用數(shù)值格式來告訴Excel如何顯示某個(gè)單元格內(nèi)容，例如顯示多少位小數(shù)，是否包含百分號(hào)或錢幣符號(hào)，還可以設(shè)置日期格式來顯示數(shù)據(jù)。
圖表：通過在Excel中創(chuàng)建圖表，可將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為富有意義的圖像。Excel提供了幾十種圖表類型、布局和格式，以最清晰的方式展示結(jié)果。
專用數(shù)據(jù)格式：Excel提供了“條件格式”功能，可以根據(jù)選中單元格中的公式的結(jié)果或單元格內(nèi)容對(duì)其應(yīng)用特定的格式，如圖1-3所示。
圖1-3
1.1.3 PowerPoint
PowerPoint是一種幻燈片制作和播放工具，使用它制作的演示文稿，可用于學(xué)術(shù)交流、產(chǎn)品展示、工作匯報(bào)、情況介紹等。如圖1-4所示為創(chuàng)建的PowerPoint幻燈片。通過這種幻燈片的方式，可將要傳達(dá)的消息劃分成更便于受眾理解的信息塊。
圖1-4
本書后面的章節(jié)中將介紹如何創(chuàng)建基本的演示文稿結(jié)構(gòu)，如何在幻燈片中添加信息，以及如何使用PowerPoint的其他功能來增強(qiáng)效果，其中包括以下4種功能。
布局、主體和母版：PowerPoint的這些功能控制著幻燈片中顯示的內(nèi)容、這些內(nèi)容的編排方式以及所有幻燈片的外觀，可快速地重新設(shè)計(jì)幻燈片或整個(gè)演示文稿。
表格和圖表：類似于Word和Excel，PowerPoint允許通過行和列組成的網(wǎng)格安排信息，獲得整潔美觀的效果。另外，PowerPoint可使用Excel來顯示圖表數(shù)據(jù)，所以在Excel中學(xué)習(xí)的圖表技能有助于在PowerPoint中更便捷地使用圖表。
動(dòng)畫和切換：在幻燈片中顯示文本或其他項(xiàng)時(shí)，可以使它們以特殊方式顯示。除了給對(duì)象應(yīng)用動(dòng)畫效果外，還可以應(yīng)用切換效果，使整個(gè)幻燈片以特殊方式顯示和消失，例如溶解和擦除。
實(shí)時(shí)演示：PowerPoint提供了幾種不同的方法來自定義和控制演示文稿在屏幕上放映時(shí)的外觀。
在本書后面的章節(jié)中，用戶可以看到以上講述的各種功能和效果。
1.1.4 Access
Access是Office系列軟件中用來專門管理數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用軟件。所謂數(shù)據(jù)庫，是指經(jīng)過組織的、關(guān)于特定主題或?qū)ο蟮男畔⒓�。�?shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)分為兩類，即文件數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和關(guān)系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。Access應(yīng)用程序就是一種功能強(qiáng)大且使用方便的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，一般也稱關(guān)系型數(shù)據(jù)庫管理軟件。它可運(yùn)行于各種Windows系統(tǒng)環(huán)境中，由于它繼承了Windows的特性，不僅易于使用，而且界面友好，如今在世界各地廣泛流行。它并不需要數(shù)據(jù)庫管理者具有專業(yè)的程序設(shè)計(jì)水平，任何非專業(yè)的用戶都可以使用其創(chuàng)建功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。
Access 2016的基本界面如圖1-5所示。在后面章節(jié)中將介紹Access數(shù)據(jù)庫的使用。
圖1-5
1.1.5 Outlook
Outlook也是Office套裝軟件的組件之一。Outlook的功能有很多，可以用其收發(fā)電子郵件、管理聯(lián)系人信息、記日記、安排日程、分配任務(wù)，具體的介紹和詳細(xì)操作將在后面的章節(jié)中給出。如圖1-6所示為Outlook的基本界面。
圖1-6
1.1.6 Publisher
Office套裝軟件中的Publisher是微軟公司發(fā)行的桌面出版應(yīng)用軟件。它常被人們認(rèn)為是一款入門級(jí)的桌面出版應(yīng)用軟件，能夠提供比Word更加強(qiáng)大的頁面元素控制功能，設(shè)計(jì)宣傳冊(cè)或海報(bào)時(shí)可以選用它來進(jìn)行輔助，但比起專業(yè)的頁面布局軟件，還略遜一籌。如圖1-7所示為Publisher的基本界面。
圖1-7
文檔和出版物之間的界限常常十分模糊，一般可以認(rèn)為“文檔”是使用家中或辦公室中的個(gè)人打印機(jī)打印出來的東西，而“出版物”通常是專業(yè)打印的結(jié)果。例如，一般都不會(huì)使用Word來設(shè)計(jì)要進(jìn)行專業(yè)打印的宣傳冊(cè)，因?yàn)樵S多打印要求更詳細(xì)的頁面設(shè)置和設(shè)計(jì)功能，此時(shí)使用Publisher可以滿足要求。
1.1.7 OneNote
OneNote是一套自由形式信息獲取以及多用戶協(xié)作工具。OneNote常用于筆記本或臺(tái)式機(jī)，但更適合用于支持手寫筆操作的平板電腦，在這類設(shè)備上可使用觸筆、聲音或視頻創(chuàng)建筆記，比單純使用鍵盤更方便。
OneNote可以作為一種電子剪貼簿，用來記錄與具體活動(dòng)或項(xiàng)目有關(guān)的筆記、參考資料和文件。當(dāng)需要用到某個(gè)主體或特定項(xiàng)目相關(guān)的材料時(shí)，可以直接翻到與其相對(duì)應(yīng)的筆記本選項(xiàng)卡。如圖1-8所示為初次運(yùn)行OneNote的基本界面。在后面的章節(jié)中將對(duì)OneNote進(jìn)行詳細(xì)介紹。
圖1-8
1.2 啟動(dòng)應(yīng)用程序
啟動(dòng)某個(gè)Office的應(yīng)用程序時(shí)，程序及其工具將加載到計(jì)算機(jī)的內(nèi)存中以供使用。
下面將介紹Office 2016安裝在Windows操作系統(tǒng)中之后，如何運(yùn)行Office軟件，具體的操作步驟如下。
01 單擊桌面左下角的Windows圖標(biāo)，彈出“開始”菜單。
02 選擇“所有程序”命令，進(jìn)入“所有程序”菜單。
03 選擇Microsoft Office，在子菜單中可以選擇需要的應(yīng)用程序；只要確定安裝成功，就可以在“所有程序”子菜單中找到。
1.3 關(guān)閉應(yīng)用程序
一些Office的應(yīng)用程序允許在任意時(shí)刻打開多個(gè)文件。所以，必須關(guān)閉所有文件后，才能關(guān)閉應(yīng)用程序。關(guān)閉應(yīng)用程序的方法有以下3種。
方法一：按Alt+F4快捷鍵，對(duì)應(yīng)用程序中每個(gè)打開的文件重復(fù)這個(gè)操作。
方法二：選擇程序左上角的“文件”菜單，然后從中選擇“關(guān)閉”命令，對(duì)應(yīng)用程序中每個(gè)打開的文件重復(fù)這個(gè)操作。
方法三：?jiǎn)螕粑募疑辖堑?關(guān)閉)按鈕，表明希望關(guān)閉程序，對(duì)應(yīng)用程序中每個(gè)打開的文件重復(fù)這個(gè)操作。
如果看到如圖1-9所示的對(duì)話框，說明還沒有保存對(duì)文檔所做的修改。單擊“保存”按鈕以保存修改。
圖1-9
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